Bruidswarenhuis
Op de startpagina van het dossier staat elke keuze die jullie gemaakt hebben als een blok: de gemeente, de trouwlocatie, de bruidskleding, de fotograaf, en zo verder. Dat overzicht is in eerste instantie gemaakt om jullie zelf te laten zien waar je staat. Maar in de praktijk komt er een moment waarop iemand anders dat overzicht ook moet zien: een leverancier die vraagt wat er al vastligt, of familie die vraagt hoe ver jullie zijn.
Elk blok bevat wat er op dat moment bekend is over die keuze: welke leverancier het is, als je die al hebt vastgelegd, en de post die daarbij in het budget is aangemaakt. Dat maakt een blok in feite een klein dossier op zich. Als je de bruidstaart nog moet regelen, staat dat blok er leeg of half ingevuld bij, met alleen de categorie. Zodra je een bakker hebt gekozen, vult het blok zich met die naam. Dat betekent dat je, wanneer je een gesprek hebt met een cateraar of een fotograaf, niet eerst hoeft te reconstrueren wat er al besloten is. Je kunt het blok gewoon laten zien, of de gegevens erin overnemen in een mail.
Een voorbeeld: stel dat de trouwlocatie al vastligt en de cateraar nog niet. Wanneer je met een cateraar in gesprek gaat, wil die vaak weten waar de bruiloft is, hoe laat het diner ongeveer moet beginnen en hoeveel gasten er ongeveer komen. Het blok van de trouwlocatie geeft je die naam en dat adres zonder dat je in oude mails moet zoeken. Je gastenlijst geeft je een aantal, ook al is dat aantal op dat moment nog een schatting omdat niet iedereen gereageerd heeft. Samen is dat genoeg om het gesprek met de cateraar te beginnen zonder dat je eerst iets moet opzoeken.
Het is goed om te weten waar de grens ligt. Een blok deelt zichzelf niet automatisch met een leverancier; er is geen koppeling die ervoor zorgt dat een fotograaf vanzelf ziet wat er in het blok van de trouwlocatie staat. Wat je wel kunt doen is de gegevens die in het blok staan, zelf overnemen: de naam van de locatie, het adres, de datum die je bij de post in het budget hebt gezet. Dat is geen automatisme, maar het is ook geen extra werk, omdat die gegevens al op één plek staan in plaats van verspreid over verschillende mails en appjes.
Niet elke bruiloft past in de vaste rij blokken. Sommige stellen hebben twee fotografen nodig, omdat de ene de ceremonie doet en de andere het feest. Anderen trouwen op twee locaties, een op het stadhuis en een voor het feest, of hebben behalve een weddingplanner ook een stylist die alleen voor de kleding komt. Voor elk van die extra behoeften kun je zelf een blok toevoegen via "Blok toevoegen", met een keuzelijst van bestaande categorieën of de optie "anders" als je iets nodig hebt dat er niet bij staat. Dat nieuwe blok werkt daarna precies zoals de vaste blokken: het krijgt een plek op de startpagina, en zodra je er een leverancier aan koppelt, wordt dat vanzelf een post in het budget.
Stel dat de bruid een aparte visagist wil naast de kapper, en die twee vallen niet automatisch onder een van de vaste categorieën. Je maakt dan een blok "visagist" aan via "anders", en vanaf dat moment staat die keuze net zo zichtbaar op de startpagina als de bruidskleding of de ringen. Wie meekijkt in het dossier, ziet in één blik dat er een visagist is geregeld, zonder dat je dat apart moet uitleggen.
Wat het je bespaart, is niet tijd in de zin van minder werk regelen, maar tijd in de zin van minder herhalen. Zonder een blokoverzicht leg je aan elke nieuwe leverancier, aan elke ouder die ernaar vraagt, opnieuw uit wat er al vastligt en wat nog niet. Met het overzicht kun je gewoon laten zien wat er op dat moment op de startpagina staat, en dat is meteen de actuele stand, omdat elk blok meebeweegt met wat je invult in het budget en bij de leverancier.
Niet elk gesprek met een leverancier vraagt om het hele overzicht. Een fotograaf die alleen wil weten hoe laat de ceremonie begint, heeft niets aan de blokken over de trouwtaart of de bruidsschoenen. Voor dat soort gerichte vragen is het vaak sneller om alleen de relevante gegevens uit één blok te noemen, in plaats van het volledige dossier te delen. Het overzicht is bedoeld om jullie zelf overzicht te geven en om in één keer iets te kunnen laten zien wanneer dat nuttig is, niet om standaard integraal te worden doorgestuurd.
Daarmee is het blokoverzicht vooral iets voor de momenten waarop iemand van buiten in één keer wil weten hoe ver jullie zijn: een ouder die vraagt of de trouwlocatie al vastligt, een weddingplanner die voor het eerst instapt en snel wil zien wat er al besloten is, of een leverancier die vraagt naar de andere keuzes om zijn eigen aanbod daarop af te stemmen. In elk van die gevallen hoef je niet iets nieuws te maken; je laat zien wat er al op de startpagina staat.