Wat kost een grote bruiloft

De vraag wat een grote bruiloft kost, is bij honderd gasten of meer een andere vraag dan bij een bruiloft van vijftig man. Niet omdat de smaak duurder wordt, maar omdat de logistiek de rekening gaat bepalen. Een locatie die vijftig man kan herbergen is er in elk dorp wel een paar van. Een locatie die honderdvijftig man kwijt kan, met een keuken die dat aantal warme maaltijden op tijd op tafel krijgt, met genoeg parkeerplek en met een geluidsvergunning die laat tot in de nacht toestaat, is dunner gezaaid en duurder per plek dan het gemiddelde.

Reken eerst het aantal, dan de rest

Bij een grote bruiloft is het gastenaantal niet één van de posten in het budget, het is de post die de andere posten vermenigvuldigt. Elke gast kost een bord, een stoel, een glas, een couvert, en bij een zittend diner al snel tussen de tachtig en honderdvijftig euro aan catering alleen, afhankelijk van de regio en het menu. Bij vijftig gasten is dat een verschil van een paar duizend euro tussen een eenvoudig en een uitgebreid menu. Bij honderdvijftig gasten is dat verschil tien- tot vijftienduizend euro, en dat verschil ontstaat niet omdat het paar duurder is gaan denken, maar omdat elke euro per bord honderdvijftig keer wordt geteld. Wie het budget wil beheersen, moet dus niet beginnen bij de smaak van het menu maar bij de definitieve lijst van namen, zoals wij ook beschrijven bij de gastenlijst voor een grote bruiloft. Alles wat daarna komt, rekent met dat aantal.

De locatie is de eerste plek waar het aantal het budget stuurt. Een zaal die honderd gasten comfortabel plaatst, kost per gast vaak minder dan een zaal die maar precies vol is bij honderd, omdat een krappe locatie een tent, extra verwarming of een aparte foyer nodig maakt om het aantal wel te trekken. Een paar dat een sfeervolle boerderijlocatie voor vijftig man had gepland en uiteindelijk honderddertig gasten uitnodigt, ontdekt vaak te laat dat die locatie een tent nodig heeft van tienduizend euro erbij, terwijl een zaal die van zichzelf al ruimte voor honderddertig heeft die kosten niet kent. Dat is precies waarom bij een grote bruiloft de locatie geen keuze naar smaak is maar een rekensom naar capaciteit.

Waar het geld verdwijnt dat je niet had begroot

Boven de honderd gasten komen er kostenposten bij die bij een kleine bruiloft niet of nauwelijks meespelen. Een tweede bar, omdat één bar bij honderdvijftig man een wachttijd van twintig minuten oplevert. Extra personeel voor bediening, want één ober per vijftien tafelgasten is de vuistregel die de meeste cateraars hanteren, en bij honderdvijftig gasten is dat zomaar tien man bedienend personeel in plaats van vier. Een grotere geluidsinstallatie, omdat een dj die voor vijftig man goed klinkt bij honderdvijftig man wegvalt tegen het geroezemoes. Een paar dat dit vooraf niet doorrekent, ziet die kosten pas terug als de offerte van de cateraar drie keer zo hoog uitvalt als bij hun eerste, kleiner bedachte plan. Dat is ook waarom wij bij elke keuze die je in het dossier maakt automatisch een budgetpost aanmaken: zodra de cateraar, de dj of het extra personeel als blok is toegevoegd, staat het bedrag naast de andere posten en zie je vroeg of het aantal gasten de optelsom laat oplopen.

Wat bij een grote bruiloft juist niet per gast oploopt, en dus geen reden is om te bezuinigen op aantal, zijn de vaste posten: de jurk, het pak, de ringen, de fotograaf, de trouwauto. Die kosten evenveel bij vijftig als bij honderdvijftig gasten. Een paar dat het gastenaantal wil temperen om het budget te sparen, moet dus niet naar die posten kijken maar naar de posten die zich vermenigvuldigen: het bord, het glas, de stoel, het couvert, de bediening. Wie daar een gast schrapt, bespaart echt; wie op de fotograaf bespaart om plek te maken voor twee extra neven, bespaart op iets dat toch niet meebeweegt met het aantal.

Wat een grote bruiloft in totaal kost, verschilt sterk per regio, per seizoen en per keuze in catering, en een vast bedrag daarvoor bestaat niet. Wat wel vaststaat is de volgorde waarin de kosten zich aandienen: eerst het aantal gasten, dan de locatie die dat aantal kan herbergen, dan de catering en de bediening die daarbij horen, en pas daarna de posten die los van het aantal staan. Een paar dat deze volgorde omdraait, begint bijvoorbeeld met een droomjurk en een droomlocatie en ontdekt pas bij honderdvijftig man op de gastenlijst dat de locatie een tent nodig heeft en de cateraar een tweede team. Dat is dezelfde volgorde die wij uitwerken bij het budget verdelen voor een grote bruiloft, en die volgorde is bij honderd gasten of meer geen kwestie van netheid maar van voorkomen dat de rekening halverwege drie keer zo hoog uitvalt als gedacht.

Sparen voor een bedrag dat pas laat vaststaat

Omdat het eindbedrag van een grote bruiloft pas vastligt zodra de gastenlijst definitief is en de locatie daarop is afgestemd, is een vast maandbedrag opzijzetten lastiger te plannen dan bij een kleine bruiloft met een vroeg begroot budget. Een paar dat begint met sparen voordat de lijst rond is, spaart vaak voor het verkeerde bedrag: te weinig als de lijst groeit van honderd naar honderdveertig, te veel als een deel van de genodigden afzegt. In het dossier zet je daarom per post een bedrag en een betaaldatum, met de aanbetaling en de restbetaling los daarvan, zodat je ziet wat er al vastligt en wat nog verandert zodra de lijst dat doet. Wie een vast maandbedrag spaart, krijgt elke maand de vraag of dat bedrag ook echt is gelukt, en als dat een keer niet zo is, kan het systeem de gemiste maand over de rest van de spaarperiode verdelen in plaats van dat je zelf moet uitrekenen hoeveel je moet bijleggen.