Bruidswarenhuis
Bij vijftig gasten kunnen jullie een cateraar bellen en vragen wat lekker is. Bij honderdvijftig gasten werkt die volgorde niet meer. Dan bepaalt eerst de logistiek wat er mogelijk is, en pas daarna komt de vraag welke gerechten jullie willen. Dat is de kern van deze pagina: bij een grote bruiloft is het aantal monden, de aanrijtijd van een keukenwagen en de capaciteit van een locatie belangrijker dan wie de lekkerste runderstoof maakt.
Het begint bij de keuken die er al staat, of niet. Een boerderij of tuinlocatie heeft vaak geen eigen keuken, alleen een aansluitpunt voor een keukenwagen. Zo'n wagen kan misschien honderdtwintig couverts per uur aan, en dat is precies waar het misgaat als de cateraar niet vooraf naar de locatie is geweest. Bij honderdtachtig gasten die tegelijk om acht uur willen eten, loopt de bediening dan een half uur achter, en dat half uur zie je terug in koude borden en een geïrriteerde grootvader. Leg daarom bij de trouwlocatie in het dossier vast wat er aan keuken aanwezig is, en zet die informatie ook bij het blok voor catering, zodat de cateraar niet pas op de dag zelf ontdekt dat er geen stroomaansluiting van voldoende vermogen is.
De tweede bepalende factor is de gastenlijst zelf, niet als aantal maar als samenstelling. Bij een gastenlijst van honderdtwintig mensen zitten er bijna altijd kinderen tussen, een paar vegetariërs, iemand met een glutenallergie en tegenwoordig ook wel iemand die geen alcohol drinkt. Bij vijftig gasten kun je dat soort dieetwensen nog navragen via een groepsapp. Bij honderd of meer werkt dat niet: dan moet die informatie uit de gastenlijst zelf komen. In het dossier staat elke gast met een status, uitgenodigd, komt, komt misschien of komt niet, en die status is precies waar de cateraar op moet kunnen rekenen voordat de bestelling de deur uit gaat. Vraag daarom niet los aan mensen of ze iets niet eten; laat de trouwwebsite die vraag stellen op het moment dat gasten zelf doorgeven of ze komen. Dan staat het antwoord al klaar wanneer de cateraar het nodig heeft, in plaats van dat jullie het drie weken voor de bruiloft nog moeten uitzoeken.
Drank is bij een grote bruiloft een ander probleem dan bij een kleine. Bij vijftig gasten kun je met een geschat aantal flessen werken en bijbestellen als het misloopt. Bij tweehonderd gasten is de vraag niet meer hoeveel flessen, maar hoeveel tapkranen, hoeveel personeel achter de bar en hoe lang de rij bij de bar mag zijn voordat mensen naar het eerste rondje weglopen zonder gedronken te hebben. Een barista of biertap die geschikt is voor vijftig man staat bij tweehonderd gasten binnen een kwartier vast te lopen. Dat is geen kwestie van meer inkopen, het is een kwestie van meer capaciteit regelen, en dat vraagt een ander gesprek met de leverancier dan het gesprek over smaken. Zet daarom bij het blok voor catering niet alleen het menu, maar ook de afspraak over bardiensten en het aantal medewerkers, met de datum waarop dat definitief wordt doorgegeven aan de leverancier.
Bij een gastenlijst van deze omvang loont het om te kijken of één cateraar het aankan, of dat er twee nodig zijn: een voor het diner en een andere voor de late night snack, of een apart voor de kinderen. Wie dat doet, zet in het dossier gewoon een tweede blok voor catering naast het eerste, met een eigen leverancier en een eigen post in het budget. Dat voorkomt dat één partij verantwoordelijk wordt gehouden voor iets waar ze geen ervaring mee heeft, zoals honderd happen fingerfood om elf uur 's avonds naast een driegangendiner om zeven uur.
Wat bij een grote bruiloft juist niet nodig is, is een uitgebreide proeverij met vier verschillende cateraars. Bij een klein gezelschap kan dat, omdat de keuze vooral om smaak draait. Bij een groot gezelschap draait de keuze om wie het aankan, en dat is met een half uur bellen en de locatie laten zien vaak al beantwoord. Een cateraar die nooit meer dan tachtig man heeft gedaan, is geen slechte cateraar, maar wel de verkeerde keus voor tweehonderd man. Vraag daarom niet naar het beste gerecht, vraag naar het grootste aantal gasten dat de cateraar ooit heeft bediend, en naar wat er toen misging.
De volgorde die hieruit volgt, is: eerst de locatie en de keukenmogelijkheden vastleggen, dan de cateraar zoeken die aantoonbaar met deze aantallen overweg kan, dan pas het menu bespreken. Wie dat omdraait en eerst het menu vastlegt, loopt het risico dat de cateraar die het lekkerste driegangendiner aanbiedt, niet de bediening heeft om het bij tweehonderd man op tijd op tafel te krijgen. In het dossier wordt elke keuze automatisch een post in het budget, met de leverancier erbij en de categorie waarin die valt. Vul daar niet alleen het totaalbedrag in, maar ook de datum waarop de aanbetaling verschuldigd is, want bij grote cateringorders wordt vaak een aanbetaling gevraagd zodra het definitieve aantal gasten is doorgegeven, en dat aantal ligt doorgaans vast rond de zes weken voor de bruiloft, niet eerder.
Wat er ook bij een grote bruiloft niet verandert, is dat de uiteindelijke aantallen pas vastliggen als de laatste gasten via de trouwwebsite hebben laten weten of ze komen. Geef daarom de cateraar niet meteen na de uitnodigingen een definitief aantal, maar wacht tot de reactietermijn voorbij is, en trek dan de lijst met de status komt en komt misschien samen. Bij honderdvijftig uitgenodigde gasten zit er bijna altijd een groep van tien tot vijftien mensen bij die pas laat reageert of niet komt opdagen, en dat verschil is bij een cateringorder van deze omvang goed te merken in het budget.