Bruidswarenhuis
Bij honderd gasten of meer verandert de aard van de opgave. Onder de zeventig gasten kun je beginnen bij de kleding, de sfeer, het thema, en de rest volgt vanzelf. Boven de honderd werkt dat niet meer, omdat elke keuze die je maakt vastloopt op iets dat telbaar is: hoeveel stoelen er in de zaal passen, hoeveel auto's er kunnen parkeren, hoeveel gerechten een keuken in twee uur de deur uit krijgt. Dat is geen kwestie van smaak meer, het is een kwestie van aantallen die kloppen.
Daarom is de eerste vraag bij een grote bruiloft niet wat jullie mooi vinden, maar hoeveel mensen er komen. Niet de uiteindelijke gastenlijst, die volgt later, maar een grove schatting: honderdtwintig, honderdvijftig, tweehonderd. Die schatting bepaalt vrijwel alles wat daarna komt. Een locatie die zeventig man aankan, valt af voordat je hem serieus bekeken hebt. Een fotograaf die alleen solo werkt, moet misschien een tweede meebrengen omdat één iemand tweehonderd gasten niet overzichtelijk vastlegt. In het dossier zet je daarom de trouwlocatie als eerste blok neer, en niet omdat die romantisch is, maar omdat die de rest van de blokken begrenst.
Een zaal voor honderdvijftig gasten heeft een maximum, een minimum aantal uren dat je moet afnemen, en vaak een lijst met cateraars waarmee ze al werken of juist niet werken. Dat laatste is bij een grote bruiloft belangrijker dan bij een kleine, omdat een externe cateraar bij grote aantallen zijn eigen keuken, koelwagens en bediening moet meenemen, en niet elke locatie heeft daar de ruimte of de vergunning voor. Wie de locatie kiest zonder dit uit te vragen, ontdekt het pas als de cateraar al gekozen is en niet past. Zet daarom bij het blok trouwlocatie in het dossier gelijk de vraag die je aan elke locatie stelt: welke cateraars mogen hier werken, en is er een minimum aan drankomzet of aan gasten. Dat is geen sfeervraag, het is een uitsluitingsvraag, en die moet als eerste beantwoord zijn.
De tafelschikking is bij een grote bruiloft niet iets voor de laatste weken, zoals bij een klein gezelschap waar iedereen elkaar kent. Bij tweehonderd gasten, waarvan een deel van de kant van de ouders komt en elkaar nog nooit heeft ontmoet, is de indeling een rekenklus die je pas kunt maken zodra de gastenlijst met standen erin staat: wie komt, wie komt misschien, wie komt niet. De tafelschikking in het dossier is gebaseerd op die lijst, en dat betekent dat je bij een grote bruiloft niet te vroeg met tafels moet beginnen. Een indeling die je maakt op basis van een lijst die voor de helft nog op uitgenodigd staat, moet je later overdoen. Wacht tot de standen grotendeels binnen zijn voordat je aan tafels begint, ook als dat aanvoelt als achterlopen.
De bruidskleding, de ringen, de trouwauto: dat zijn keuzes die bij een klein gezelschap vaak vroeg vastgelegd worden omdat de aanbieder wachttijd heeft, en dat geldt bij een grote bruiloft evengoed. Maar ze bepalen niets voor de rest van de dag. Een grote bruiloft met tweehonderd gasten heeft geen jurk nodig om de zaal te boeken, en geen trouwauto om de cateraar te kiezen. Wie zijn tijd besteedt aan het moodboard voordat de locatie en de cateraar vastliggen, verliest tijd aan iets dat achteraf nog steeds past, terwijl de locatie inmiddels verhuurd kan zijn aan een ander stel. Bij een grote bruiloft is de volgorde dus: eerst wat de aantallen begrenst, dan wat de sfeer bepaalt.
Entertainment en muziek horen ook in die tweede groep, met één uitzondering die specifiek is voor grote gezelschappen: een band of dj die met tweehonderd man werkt, heeft vaak een groter podium, meer stroomvoorziening en soms een aparte technicus nodig. Dat is een vraag die je aan de locatie stelt op het moment dat je die boekt, niet aan de band op het moment dat je die boekt. Zet die vraag dus bij het blok trouwlocatie, ook al hoort het antwoord bij het blok entertainment.
Bij honderd gasten of meer werkt een cateraar niet met een vast menu voor iedereen zonder dat vooraf te bevestigen, omdat de keuken op aantallen inkoopt. Dat betekent dat de cateraar vroeger dan bij een klein gezelschap een voorlopig aantal wil horen, en later een definitief aantal wil bevestigen, meestal een paar weken voor de bruiloft. In het dossier staat de cateraar als apart blok met een leverancier erin, en de post die daaruit ontstaat in het budget krijgt een aanbetaling en een restbetaling. Bij een grote bruiloft is die aanbetaling vaak hoger dan bij een klein gezelschap, simpelweg omdat het totaalbedrag hoger is; hoeveel precies, hangt af van de cateraar en de regio, en dat is iets wat jullie zelf uit de offerte halen, niet iets wat ergens vast ligt.
Bij een klein gezelschap is de gastenlijst een administratief overzicht. Bij een grote bruiloft is het het document waar bijna alles op teruggrijpt: de cateraar rekent op aantallen uit die lijst, de tafelschikking is erop gebaseerd, en de trouwwebsite is de plek waar gasten zelf hun stand doorgeven zodat die lijst actueel blijft zonder dat jullie iedereen apart moeten bellen. Bij tweehonderd genodigden is nabellen geen haalbare optie meer; de trouwwebsite is dan niet een leuke toevoeging maar het enige werkbare kanaal om op tijd te weten wie er komt. Upload de namen dus vroeg, ook als de lijst nog niet compleet is, en laat de trouwwebsite vanaf dat moment meelopen.
Bij honderd gasten of meer zijn er vaak meerdere mensen die een stuk van de organisatie op zich nemen: een getuige die de muziek regelt, een ouder die meebetaalt aan de catering en dus mee wil kijken in dat budget. Geef die mensen toegang tot precies het blok waar ze verantwoordelijk voor zijn, niet tot het hele dossier. Dat voorkomt dat een getuige per ongeluk de aanbetaling van de trouwlocatie ziet staan, en het voorkomt dat jullie bij elke vraag moeten uitleggen waar iets staat. Bij een klein gezelschap regelen jullie dit meestal zelf; bij een grote bruiloft is het delen van die last vaak de enige manier om de planning behapbaar te houden naast een baan.
Begin dus niet bij wat jullie mooi vinden, maar bij het aantal gasten dat jullie ongeveer verwachten. Zet dat aantal om in een locatie die het aankan, vraag bij die locatie meteen naar de cateraars die er mogen werken, en laat de kleding, de auto en het moodboard wachten tot die twee vastliggen.