Bruidswarenhuis
Wie in het buitenland trouwt, regelt in feite twee huwelijken. Er is het huwelijk zoals het land van de trouwlocatie het ziet, met zijn eigen papieren, termijnen en ambtenaar. En er is het huwelijk zoals Nederland het moet erkennen, met een eigen procedure die daar los van staat. Het meest vergeten punt is dat die twee stelsels niet automatisch op elkaar aansluiten. Een huwelijk in Italië of op Bali is voor de Italiaanse of Indonesische wet vanaf de ceremonie geldig. Voor de Nederlandse gemeente pas vanaf het moment dat de juiste papieren zijn ingeleverd en verwerkt, en dat moment kan maanden na de bruiloft liggen als je er niet op tijd mee begint.
Het begint bij de vraag welk land welke papieren eist voordat er getrouwd mag worden. Sommige landen willen een verklaring van ongehuwd zijn die niet ouder is dan zes maanden, andere vragen een apostille op de geboorteakte, weer andere een vertaling door een lokaal beëdigd vertaler en niet een Nederlandse. Wie dat pas een maand voor vertrek uitzoekt, loopt vast op de tijd die een apostille of legalisatie kost bij de Nederlandse rechtbank of het ministerie van Buitenlandse Zaken. Dat traject alleen al kan enkele weken duren, en de post kan er meer bij pakken. Dit hoort als eerste blok in het dossier te staan, niet als losse actie ergens tussendoor, omdat alles daarna op deze papieren wacht.
De tweede vergissing zit in de aanname dat de trouwlocatie in het buitenland de inschrijving in Nederland regelt. Dat doet ze niet. De lokale ambtenaar of kerk zorgt voor een geldig huwelijk volgens de eigen wet, punt. Wat er daarna met dat huwelijk gebeurt in Nederland is aan het bruidspaar. Dat betekent dat jullie na de bruiloft zelf de buitenlandse huwelijksakte moeten laten voorzien van een apostille of legalisatie in het land van trouwen, de akte moeten laten vertalen door een beëdigd vertaler als die niet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans is opgesteld, en die stukken moeten indienen bij de Nederlandse gemeente waar je staat ingeschreven, of bij de gemeente Den Haag als je in het buitenland woont. Wie dit niet doet, is in het land van trouwen getrouwd maar voor de Nederlandse basisregistratie nog steeds ongehuwd. Dat merk je pas als het misgaat: bij een belastingaangifte als partners, bij een zorgverzekering, bij een erfenis.
Een derde punt dat vaak wordt overgeslagen is de naam. Diverse landen laten toe dat de akte van het huwelijk meteen een naamswijziging vastlegt, maar Nederland kent geen automatische naamswijziging door het huwelijk. Wie de achternaam van de partner wil gebruiken, moet dat apart en na de inschrijving bij de eigen gemeente aangeven. Doe je dat niet, dan blijft iedereen in het Nederlandse systeem, van paspoort tot bank, onder de oude naam geregistreerd, ook als de buitenlandse akte een andere naam noemt.
Hier past een moment om te zeggen wat juist niet nodig is. Een tweede, formele plechtigheid in Nederland is bij een geldig huwelijk in het buitenland niet verplicht. Sommige stellen laten na de reis nog een Nederlandse trouwambtenaar het jawoord herhalen, maar dat is een keuze voor het gevoel, niet een eis van de wet. Wie voor de wet al getrouwd is in het buitenland en de akte laat inschrijven, heeft geen tweede huwelijkssluiting nodig om in Nederland als gehuwd te gelden. Wie dat blok dus toch aan het dossier toevoegt, doet dat voor de familie die niet mee kon reizen, niet omdat het systeem het vraagt.
De blokken in het dossier laten zich op dit soort huwelijk aanpassen zonder dat je het geheel hoeft te herschrijven. Het blok trouwlocatie beschrijft dan de plek in het buitenland, met de gids die daar past voor zover er Nederlandse of internationale leveranciers bij horen; voor de rest voeg je de lokale contactpersonen zelf toe via de optie anders. Het blok trouwambtenaar krijg je twee keer als je zowel een lokale ambtenaar als, om welke reden dan ook, een Nederlandse herhaling wilt vastleggen: dat doe je door een tweede blok toe te voegen naast het eerste. De inschrijving zelf zet je apart neer als eigen actie in het draaiboek, met een datum die ná de reis ligt en niet ervoor, zodat die stap niet wegzakt tussen de bruidstaart en de tafelschikking.
Ook het budget verdient hier een andere volgorde dan bij een bruiloft die volledig in Nederland plaatsvindt. De kosten van apostilles, legalisaties en beëdigde vertalingen horen als eigen posten in het budget, met hun eigen betaaldatum, en niet als sluitpost onder de trouwlocatie. Een vertaling van een geboorteakte of huwelijksakte kost per document en per taal een ander bedrag, en dat bedrag verschilt per vertaler en per land, dus daar is geen vast getal voor te geven. Wat wel te plannen is: reken de tijd die deze stukken nodig hebben ruim vóór de reisdatum in, niet erna, want een huwelijksakte die in het buitenland is opgemaakt, kan pas vertaald en gelegaliseerd worden nadat de bruiloft al heeft plaatsgevonden. Dat betekent dat de inschrijving in Nederland vaak wekenlang op zich laat wachten, ook als jullie zelf allang terug zijn van de reis.
Wat de gastenlijst en de trouwwebsite betreft is er bij een buitenlandse bruiloft weinig dat wezenlijk anders werkt dan bij een bruiloft dichter bij huis; gasten geven via de eigen pagina door of ze komen, komen misschien, of niet komen, en die standen komen terug in het dossier zoals bij elke andere bruiloft. Waar het wel verschil maakt is de kluis: bewaar daar niet alleen de offerte van de locatie en de fotograaf, maar ook de apostilles, de vertalingen en de bevestiging van inschrijving zodra die binnenkomt. Die documenten zijn na de bruiloft nog nodig, soms jaren later, bij een aanvraag voor een paspoort op de nieuwe naam of bij een notaris die het huwelijk wil zien staan.
De kern van dit soort bruiloft is dus niet de trouwlocatie zelf, maar de stap die na thuiskomst nog moet gebeuren. Zet die stap als eerste actie in het draaiboek, reken de tijd voor legalisatie en vertaling ruim, en laat de kluis meegroeien met de documenten die na de reis nog binnenkomen.