Bruidswarenhuis
Wie in het buitenland trouwt, maakt in feite twee keuzes voor het eten en drinken tegelijk. Er is de cateraar of het restaurant op locatie, met de gerechten, de dranken en de prijs per persoon. En er is de vraag hoe dat zich verhoudt tot wat er in Nederland moet gebeuren om het huwelijk geldig te laten inschrijven. Die twee lopen niet gelijk op, en dat is precies waar het vaak misgaat: het bruidspaar regelt het diner tot in detail, en ontdekt achteraf dat de inschrijving in Nederland andere papieren nodig had dan ze dachten.
Begin daarom niet bij het menu, maar bij de vraag welk huwelijk je in Nederland wilt laten gelden. Een huwelijk gesloten in bijvoorbeeld Italië, Portugal of op een Grieks eiland wordt daar volgens de lokale regels gesloten, met lokale getuigen en een lokale ambtenaar of geestelijke. Om dat huwelijk in Nederland te laten inschrijven, moet je meestal een gewaarmerkt uittreksel opvragen bij de burgerlijke stand van het land waar je trouwde, dat soms nog vertaald en gelegaliseerd moet worden voordat de Nederlandse gemeente het accepteert. Dat traject staat volledig los van de catering, maar allebei kosten tijd, en allebei hebben ze een moment waarop iets binnen moet zijn. Zet die twee tijdlijnen naast elkaar voordat je een cateraar boekt, dan zie je meteen of er ruimte is.
Het dossier op bruidswarenhuis.nl helpt daarbij door catering en ceremonie als losse blokken te behandelen. Bij catering hoort de cateraar die het eten en drinken verzorgt, met een gids van leveranciers; bij ceremonie hoort de trouwambtenaar of de instantie die de plechtigheid regelt. Wie in het buitenland trouwt en in Nederland ook nog iets moet regelen voor de inschrijving, zet daar zelf een extra blok bij via 'Blok toevoegen', met de optie 'anders' als er geen standaardcategorie voor is. Zo blijft de betaling aan het restaurant in Portugal gescheiden van de kosten voor een vertaalbureau of een legalisatie in Nederland, en zie je in het budget precies welke post bij welke leverancier hoort.
Een voorbeeld uit de praktijk: een bruidspaar boekt een diner voor vijfenveertig gasten in een villa bij Verona, met een aanbetaling van dertig procent bij ondertekening van het contract en de rest twee weken voor de bruiloft. Dat contract komt in de kluis, samen met de offerte van de cateraar. Los daarvan moeten ze na de plechtigheid in Italië een uittreksel van de burgerlijke stand van Verona aanvragen, dat ze laten voorzien van een apostille voordat de Nederlandse gemeente van inschrijving het accepteert. Die apostille en de eventuele vertaling kosten geen honderden euro's, maar ze kosten wel weken, en die weken lopen niet gelijk met het moment waarop de tweede cateringtermijn vervalt. Wie dat niet uit elkaar houdt, betaalt op tijd aan de cateraar en ontdekt drie maanden later dat de inschrijving in Nederland nog moet gebeuren voordat de achternaam, de belastingaangifte of het paspoort kunnen worden aangepast.
Waar dit soort bruiloft juist eenvoudiger is dan een bruiloft in Nederland: er is meestal geen aparte leverancier nodig voor bruidstaart, drank en catering los van elkaar, omdat locaties in het buitenland dat vaak als één pakket aanbieden. Een villa in de Provence of een hotel op Mallorca levert doorgaans het diner, de wijn en soms de taart in één offerte, tegen één prijs per persoon. Dat scheelt een los blok voor bruidstaart en een los blok voor drank; je zet dan één blok catering neer met de volledige prijs, en splitst dat in het budget alleen als de locatie zelf apart factureert voor bijvoorbeeld de champagne bij de toost. Ga dat niet kunstmatig opsplitsen als de leverancier het niet doet: één post die klopt met de factuur is duidelijker dan drie posten die je zelf hebt geraden.
Het bedrag voor eten en drinken bij een bruiloft in het buitenland verschilt sterk per land, per seizoen en per aantal gasten, en daar kunnen we geen gemiddelde voor noemen die overal klopt. Wat wel vast staat: bij vrijwel elke buitenlandse cateraar wordt met een aanbetaling en een restbetaling gewerkt, vaak in een andere valuta dan euro's. In het budget vul je dan het bedrag in zoals de offerte het noemt, met de datum van de aanbetaling en apart de datum van de restbetaling. Reken zelf uit wat dat in euro's betekent op het moment van betalen, want een koers van vandaag is niet de koers van over vier maanden. Het systeem rekent uit wat er per post nog openstaat, maar de omrekening naar euro's blijft aan jullie.
Wat hier ook wegvalt: een tweede cateraar. Bij bruiloften in Nederland komt het voor dat er twee cateraars nodig zijn, bijvoorbeeld een voor de ceremonie en een andere voor het feest op een tweede locatie. Bij een bruiloft in het buitenland is dat meestal niet aan de orde, omdat ceremonie, diner en feest vaak op dezelfde plek gebeuren, in hetzelfde pakket van dezelfde leverancier. Zet dan ook geen tweede blok catering neer als er geen tweede leverancier is; één blok met één offerte is voldoende, en een tweede blok zonder inhoud maakt het budget alleen onduidelijker.
De volgorde die standhoudt, is deze: eerst uitzoeken wat het land van trouwen vereist voor het uittreksel en de eventuele legalisatie, dan pas de cateraar boeken met een datum voor aanbetaling die daar niet mee botst, en pas daarna de inschrijving in Nederland afronden zodra het uittreksel binnen is. Wie deze volgorde omdraait en eerst het feest volledig regelt, loopt het risico dat het papierwerk voor de inschrijving een aanvraagtermijn heeft die niet meer past voor de datum waarop je het huwelijk in Nederland erkend wilt hebben, bijvoorbeeld voor een verzekering of een gezamenlijke hypotheek. Zet dus het inschrijvingstraject als los blok in het dossier, met de eigen datum en de eigen documenten in de kluis, naast en niet ondergeschikt aan het blok catering.