Bruidswarenhuis
Veel bruidsparen kiezen een locatie die niet in een standaardlijst voorkomt. Een schuur van een oom, een strand waar je als kind kwam, een besloten tuin die de eigenaar maar een paar keer per jaar verhuurt. Dat is geen probleem voor de planning, maar het betekent dat je een stap zelf zet die bij een locatie uit de gids automatisch zou gaan.
Op de home van jullie dossier staat het blok trouwlocatie standaard klaar, met een gids van locaties in Nederland. Zit jullie plek daar niet bij, dan gebruik je de knop blok toevoegen, kies je locatie uit de lijst of klik je op anders, en typ je zelf de naam en de gegevens in. Vanaf dat moment bestaat het blok net zo volwaardig als elk ander blok in het dossier. Het systeem weet niet of een locatie bekend is of niet; het weet alleen dat er een blok trouwlocatie is aangemaakt, met een naam erbij.
De trouwlocatie is in bijna elk dossier de duurste post, en vaak ook de post die het langst vooruit geboekt moet worden. Een fotograaf kun je meestal nog vinden binnen een paar maanden. Een trouwjurk kun je in een half jaar laten maken en passen. Een locatie die op een specifieke datum vrij moet zijn, ligt soms een jaar of langer van tevoren al vast, zeker in een populair seizoen. Daarom is dit de post waarvan de datum van vastleggen de rest van de planning bepaalt, niet omgekeerd.
Stel je hebt een datum in gedachten, een zaterdag in juni, en je wilt een specifieke tuin daarvoor. Zodra die tuin voor die datum bezet is, verschuift alles. Of de datum verschuift, of de locatie verschuift. Zodra je dat blok aanmaakt in het dossier, met de naam van de locatie en de datum die je met de eigenaar hebt afgesproken, staat die datum vast in jullie planning en kunnen andere keuzes zich daar naar richten. De fotograaf wordt gevraagd of hij die zaterdag kan. De cateraar krijgt die datum als uitgangspunt. Zonder een vastgelegde locatie heeft geen van die andere blokken houvast.
Zodra het blok trouwlocatie op de home staat, met de naam die je zelf hebt ingevuld, verschijnt die keuze vanzelf als post in het budget. Je ziet de naam van de locatie terug, de categorie waarin hij valt, en een leeg veld voor het bedrag. Bij een locatie uit de gids zou je misschien al een indicatie zien; bij een zelf toegevoegde locatie vul je het bedrag in dat je met de eigenaar hebt afgesproken, in het contract of in de mail die je hebt gekregen.
Daarna splits je dat bedrag verder. Je vult apart de aanbetaling in, met de datum waarop die betaald moet worden, en apart de restbetaling, met de datum die daarbij hoort. Heb je met de eigenaar van die schuur afgesproken dat je een derde aanbetaalt bij het tekenen en de rest twee weken voor de bruiloft, dan zet je die twee bedragen en die twee datums los van elkaar neer. Het systeem rekent vervolgens uit wat er van het totaal nog openstaat. Dat werkt voor een zelf toegevoegde locatie precies zo als voor een locatie uit de gids: het systeem maakt geen onderscheid tussen een blok dat je uit de lijst koos en een blok dat je zelf hebt ingetypt.
Sommige stellen laten deze stap liggen omdat het praktisch al geregeld is: er is een mondelinge afspraak, er is een mailtje, er is misschien al een aanbetaling overgemaakt vanaf een privérekening. Dat voelt geregeld, maar in het dossier bestaat die post dan niet. Het budget klopt dan niet, want de grootste kostenpost ontbreekt, en het bedrag dat je denkt te hebben, wijkt af van wat er werkelijk nog moet gebeuren. Ook het overzicht van wat er nog open staat, mist dan precies het bedrag waar de meeste onduidelijkheid over kan ontstaan, namelijk de restbetaling die soms pas kort voor de bruiloft valt.
Het is dus niet zo dat je dit blok moet aanmaken omdat het systeem daar bijzonder om vraagt. Het is zo dat elke andere berekening in het dossier, van het spaartotaal tot het overzicht van openstaande posten, ervan uitgaat dat elke gemaakte keuze ook als blok en als post bestaat. Een locatie die alleen in je hoofd of in een losse mail vastligt, telt in het dossier niet mee.
Het blok trouwlocatie komt niet alleen terug in het budget, maar ook in het draaiboek van de dag zelf. Bij het opstellen van het uur-tot-uur-schema van de trouwdag verwijst het draaiboek naar de locatie die je hebt vastgelegd, met de naam die je zelf hebt ingevuld. Moet je om elf uur aankomen bij die tuin om de styling te bespreken met de eigenaar, dan zet je dat moment in het draaiboek onder de naam van dat blok. Is er een tijdstip waarop de zaal precies leeg moet zijn voor de volgende gebruiker, dan hoort dat tijdstip ook in het draaiboek, gekoppeld aan diezelfde locatie.
Omdat de locatie meestal de post is die het eerst vastligt, is dit ook het blok waar de rest van het draaiboek zich naar voegt. De tijd die de cateraar nodig heeft om op te bouwen, de tijd die de fotograaf krijgt voor buitenopnames, het moment waarop de ceremonie kan beginnen: dat hangt allemaal af van wat er met de locatie is afgesproken. Een zelf toegevoegde locatie geeft dus niet minder houvast dan een locatie uit de gids, zolang de afspraken die je met de eigenaar hebt gemaakt ook echt in het blok en in het draaiboek terechtkomen.
Heb je één locatie voor zowel de ceremonie als het feest, dan is één blok voldoende. Sommige stellen denken dat ze voor de ceremonie en voor het feest apart een blok trouwlocatie moeten aanmaken, ook als het om dezelfde plek gaat. Dat is niet nodig. Pas als je werkelijk naar een andere plek verhuist, bijvoorbeeld een ceremonie in een kerk en een feest in een zaal verderop, voeg je een tweede blok toe voor die tweede locatie. Gebruik je dezelfde tuin de hele dag, voor het jawoord in de ochtend en het diner in de avond, dan is één blok, met één post in het budget en één naam in het draaiboek, genoeg. Het toevoegen van een extra blok voegt in dat geval geen informatie toe, alleen een dubbele post die je budget onnodig ingewikkeld maakt.
De afspraken die je met de eigenaar van een zelf gevonden locatie maakt, staan meestal niet in een standaardcontract zoals een grotere trouwlocatie dat heeft. Vaak is het een mail, een handgeschreven overeenkomst of een simpel huurcontract. Die documenten bewaar je in de kluis van het dossier, bij het blok van de trouwlocatie. Zo staat de afspraak over de aanbetaling en de restbetaling niet alleen als bedrag in het budget, maar ook als document terug te vinden op het moment dat je de details wilt nalezen.