Bruidswarenhuis
De trouwlocatie is bijna altijd de eerste keuze die vastligt en bijna altijd de duurste post in het budget. Dat maakt annuleren of verzetten van die ene keuze anders dan van een fotograaf of een bruidstaart. Waar je bij de meeste andere blokken alleen die leverancier en dat bedrag raakt, raakt de locatie alles wat zich naar de datum heeft geschikt.
Jullie leggen de trouwlocatie meestal als eerste vast, ruim voor de rest, omdat de datum en het aantal gasten daaruit volgen. In het dossier zie je dat blok dan ook los boven op de startpagina staan, met de post die daarbij hoort in het budget: de leverancier, het bedrag, de aanbetaling en de restbetaling, elk met een eigen datum. Van alle posten in het budget is dit meestal het hoogste bedrag, en het is meestal ook het eerste bedrag dat je hebt overgemaakt. Dat is precies waarom annuleren hier zwaarder telt dan bij een later geboekte leverancier: het geld dat al weg is, is doorgaans het meeste geld dat er tot dan toe weg is, en de datum die eraan vastzat is de datum waar alle andere blokken zich op hebben gericht.
Als jullie de trouwlocatie annuleren, verandert er niets automatisch aan de posten die al zijn ingevuld. De aanbetaling die je hebt gedaan, blijft in het budget staan als een bedrag dat is betaald; die post verdwijnt niet uit zichzelf omdat de locatie wegvalt. Wat wel verandert, is dat de restbetaling die nog openstond niet langer hoeft te worden voldaan, tenzij de locatie iets anders met jullie heeft afgesproken. Zeg dat jullie zes maanden geleden een aanbetaling van een deel van het totaalbedrag hebben gedaan met de restbetaling gepland twee maanden voor de bruiloft: bij annulering nu blijft dat eerste bedrag als uitgave staan, en vervalt het tweede bedrag als geplande post zodra je het blok aanpast of verwijdert. Zo ziet het budget in één blik wat je daadwerkelijk kwijt bent aan deze stap, in plaats van dat het net doet of er niets is gebeurd.
Het draaiboek is opgebouwd rond de dag zelf, uur voor uur, en de trouwlocatie bepaalt daarin doorgaans het eerste en het laatste vaste punt: hoe laat de deuren open zijn en hoe laat iedereen weg moet. Valt die locatie weg, dan mist het draaiboek dat kader, en met een nieuwe locatie moet je de tijden opnieuw langs de andere blokken leggen. Een cateraar die om vier uur klaarstaat voor een locatie die om vijf uur pas open is, of een fotograaf die op de oude aankomsttijd rekent, staat dan op het verkeerde moment in het schema. Dat is geen automatisme in het systeem, het is iets wat je zelf nagaat zodra je het draaiboek weer opent: elke regel die aan de oude locatie hing, moet je opnieuw naast de nieuwe tijden zetten.
Op de startpagina staat de trouwlocatie als los blok naast de andere keuzes, maar in de praktijk is het de keuze waar de meeste andere blokken zich naar richten. De trouwauto rijdt naar dit adres, de cateraar levert hier, de entertainment en muziek zijn afgestemd op de ruimte die deze locatie heeft. Verzet je de locatie naar een andere plek of een andere datum, dan verandert dat niets automatisch aan die andere blokken in het dossier, ze blijven gewoon staan zoals ze waren ingevuld. Wat wél verstandig is: elk van die blokken één voor één nalopen op de vraag of de leverancier ook op de nieuwe datum kan, en of het adres nog past bij wat is afgesproken. Een trouwauto die voor drie uur ’s middags op een bepaald adres stond, moet bij een nieuwe locatie of een nieuwe tijd opnieuw met die chauffeur worden afgestemd; dat doet het systeem niet voor je, dat noteer je zelf in het blok van de trouwauto.
Niet elke wijziging aan de trouwlocatie is een crisis voor de rest van het dossier. Verzet je alleen het uur waarop de ceremonie begint, met dezelfde locatie op dezelfde dag, dan blijft het budget ongewijzigd en hoeft alleen het draaiboek een kleine aanpassing te krijgen in de tijden die erna komen. Ook als de aanbetaling nog niet is gedaan en jullie besluiten toch niet met deze locatie door te gaan, is er in het budget weinig om recht te zetten: er staat dan nog geen post die al is betaald, alleen een post die je verwijdert of vervangt door de nieuwe locatie. Het is dus vooral de combinatie van een al gedane aanbetaling met een al vastgelegde datum die dit tot de duurste en meest verstrekkende annulering van alle blokken maakt, niet elke wijziging aan dit onderdeel weegt even zwaar.
Het systeem laat zien wat er is ingevuld: het bedrag, de aanbetaling, de restbetaling, de datum, en het uur waarop het in het draaiboek terugkomt. Het rekent niet uit wat een nieuwe locatie aan huurprijs of aan reistijd voor de andere leveranciers betekent, en het stuurt niemand automatisch een bericht dat de datum is gewijzigd. Dat blijft iets wat jullie zelf doen, blok voor blok: het budget bijwerken zodra er een nieuwe afspraak met een nieuwe of dezelfde locatie ligt, en het draaiboek opnieuw doorlopen zodra de tijden or het adres veranderen. Wie dat overslaat, loopt het risico dat de rest van het dossier nog een tijdlang de oude locatie als uitgangspunt heeft, terwijl de werkelijkheid al is veranderd.