Bruidswarenhuis
De trouwlocatie is de post waar jullie draaiboek mee begint, niet omdat die het belangrijkst is in gevoel, maar omdat die als eerste vastligt en alles daarna zich naar die tijden voegt. Een fotograaf kan om negen uur of om elf uur beginnen, een cateraar kan vroeg of laat serveren, een DJ kan om acht uur of om tien uur opbouwen. De locatie kan dat niet. Die heeft een blok van bijvoorbeeld twaalf tot achttien uur, en daarbinnen moet de hele dag passen.
In het systeem staat de trouwlocatie als apart blok op de startpagina van het dossier, los van de ceremonie en los van eventuele feestlocatie als jullie daarvoor een ander blok hebben aangemaakt. Zodra jullie dat blok invullen, met de naam van de locatie en de gemaakte afspraken, wordt dat vanzelf een post in het budget. Die post krijgt een bedrag, een categorie, en een aanbetaling en restbetaling met elk hun eigen datum. Stel dat de locatie vijfduizend euro kost, met vijftienhonderd euro aanbetaling bij tekenen en de rest twee weken voor de bruiloft: dat zet je één keer in de post, en het systeem laat zien wat er nog openstaat naarmate die datums naderen.
Wat de locatie in het draaiboek anders maakt dan andere posten, is dat de tijden die daar vastliggen het kader worden voor de rest van de dag. Een voorbeeld. Jullie huren een landgoed van twaalf uur 's middags tot middernacht. De ceremonie kan dus niet om elf uur beginnen, en het feest kan niet doorlopen tot twee uur 's nachts, ook al zou de band dat willen. Alles wat jullie daarna in het draaiboek zetten, van het moment dat de visagiste komt tot het uur waarop de laatste gast weggaat, wordt tegen die grenzen afgezet. Zet je de fotograaf om acht uur 's ochtends in, terwijl de locatie pas om twaalf open is, dan staat er twee uur niets te doen op een plek waar niemand nog mag zijn.
Daarom is het verstandig om, zodra de locatie een blok en een post heeft, ook meteen de tijden in het draaiboek te zetten voordat je de andere blokken invult. Wie eerst de fotograaf boekt en dan pas de locatie regelt, loopt het risico dat de gekozen tijden van de fotograaf niet passen binnen wat de locatie toelaat. Dat is dan geen fout van het systeem, maar van de volgorde waarin de keuzes zijn gemaakt.
De trouwlocatie duikt in het draaiboek doorgaans op meerdere momenten op, ook als het maar één blok en één budgetpost is. Er is het moment van aankomst en opbouw, vaak vroeg in de ochtend als de styling en de bloemen worden gebracht. Er is het moment waarop de ceremonie of het diner er plaatsvindt. En er is het moment van vertrek, met een tijdstip waarop alles weer leeg en schoon moet zijn. Een voorbaat kan zijn: de locatie staat vanaf tien uur open voor de styling, de gasten worden om twee uur verwacht, en om elf uur 's avonds moet iedereen weg zijn omdat er de volgende dag een andere partij is. Dat zijn drie regels in het draaiboek die allemaal teruggaan op die ene afspraak met de locatie.
Als de locatie een uiterste vertrektijd heeft die strenger is dan gedacht, verschuift dat de rest van de avond naar voren. De DJ die had gerekend op een set tot één uur, speelt dan tot elf. Dat is geen kwestie die je oplost door harder te plannen, maar door bij het maken van het draaiboek steeds terug te gaan naar wat er met de locatie is afgesproken.
Niet elk detail van de locatie hoeft in het draaiboek als eigen regel. Of de vloer van hout of steen is, hoeveel stopcontacten er in de zaal zitten, welke kleur de gordijnen hebben: dat zijn dingen die je met de leverancier afspreekt en die eventueel in de kluis staan bij de offerte, maar die niet elk een eigen tijdstip nodig hebben op de dag zelf. Het draaiboek gaat over wanneer iets gebeurt, niet over hoe de ruimte eruitziet. Wie zou willen dat elk zulk detail een eigen regel krijgt, maakt het draaiboek onleesbaar op de dag zelf, wanneer er weinig tijd is om een lange lijst door te lezen.
Zo ook met de vraag of er een aparte regel moet komen voor het moment waarop de locatie de sleutel overdraagt aan een aanspreekpunt van jullie kant. Bij een kleine locatie met een vast contactpersoon is dat meestal niet nodig, want die persoon is de hele dag aanwezig en regelt dat zelf. Bij een grotere locatie, waar 's ochtends een ander team werkt dan 's avonds, kan dat overdrachtsmoment wel de moeite waard zijn om vast te leggen, juist omdat er dan kans is dat iets tussen twee ploegen in valt.
Soms wijst het draaiboek uit dat de tijden van de locatie niet passen bij wat jullie willen. Een voorbeeld: jullie willen 's ochtends om zeven uur al beginnen met de voorbereidingen omdat er veel gasten van ver komen die vroeg willen aankomen, maar de locatie gaat pas om tien uur open. Dat is geen kwestie die het draaiboek oplost, maar een kwestie die teruggaat naar het gesprek met de locatie zelf, of naar een tussenoplossing zoals een aparte ruimte voor het aankleden. Het draaiboek laat dat soort knelpunten zien voordat ze op de dag zelf een probleem worden, simpelweg omdat de tijden van de locatie er als eerste en als kader in staan.
Omgekeerd geldt ook: niet elk knelpunt is een probleem dat om een oplossing vraagt. Als de locatie zegt dat er om elf uur 's avonds geen muziek meer mag, maar het overgrote deel van de gasten toch al om die tijd vertrekt, is dat geen beperking waar je tegen moet vechten. Dat is een gegeven waar het draaiboek zich naar voegt, zoals het zich ook voegt naar de tijden van zonsondergang als er buiten wordt getrouwd.
De volgorde die het draaiboek dus aanhoudt, begint bij het blok van de locatie, gaat door naar de post in het budget met de aanbetaling en de restbetaling die daarbij horen, en komt terug in de tijden die in het draaiboek staan als vaste ankers waar de andere blokken, van fotograaf tot entertainment, hun eigen tijdstip aan ontlenen.