Bruidswarenhuis
Er is geen vaste regel over wie de trouwkaarten betaalt. Bij sommige stellen betalen zij die zelf, bij andere leggen de ouders van beide kanten bij, en bij weer andere betaalt één set ouders de kaarten omdat de andere set iets anders op zich neemt, zoals de trouwauto of de bruidstaart. Wat wel vaststaat is dat de kaarten de eerste post zijn waarvan de datum niet onderhandelbaar is. Een fotograaf kun je nog een paar weken laten wachten, een menukeuze kun je uitstellen tot een maand voor de bruiloft. De kaarten niet, want zolang die niet verstuurd zijn, staat er nergens een aantal gasten vast, en zonder dat aantal kun je niet met de zaal, de catering of de tafelschikking verder.
Op de startpagina van het dossier staat trouwkaarten als los blok, net als de trouwlocatie of de catering. Onder dat blok komt de leverancier die je kiest, bijvoorbeeld een drukkerij of een ontwerper die je via de gids vindt of zelf toevoegt. Het systeem maakt daar automatisch een post van in het budget, met de naam van de leverancier en de categorie waarin die valt. Wat het systeem niet zelf uitzoekt is wie van jullie tweeën, of welke ouder, welk deel van die post voor zijn rekening neemt. Dat vul je zelf in bij het bedrag: je kunt de aanbetaling op naam van de een zetten en de restbetaling op naam van de ander, of je verdeelt het totaal in twee losse regels als je het bedrag zelf in stukken hebt afgesproken met de betrokkenen. Bruidspaar A betaalt bijvoorbeeld de aanbetaling aan de drukker uit eigen zak, en de ouders van bruidspaar B maken het restbedrag over zodra de kaarten gedrukt zijn. Beide bedragen staan dan apart in de post, met elk hun eigen betaaldatum, zodat je op elk moment ziet wat al binnen is en wat nog moet komen.
Bij de post voor de trouwkaarten vul je ook de datum in waarop het bedrag betaald moet zijn, meestal de datum waarop je de kaarten bij de drukker afrekent en ze meeneemt of verstuurd krijgt. Die datum ligt in de praktijk weken voor de bruiloft zelf, omdat je gasten tijd moet geven om te reageren voordat je verder kunt met aantallen. Stel dat de bruiloft in september is en de kaarten half april de deur uit moeten: dan staat die aprildatum niet alleen in het budget als betaaldatum, maar komt hij ook terug in het draaiboek als het moment waarop dit onderdeel afgerond moet zijn. Alles wat daarna komt, van de indeling van de tafels tot de laatste afspraak met de catering over het aantal couverts, hangt aan die datum vast. Wie de kaarten laat liggen omdat de betaling nog niet rond is tussen de betrokkenen, verschuift daarmee ongemerkt ook de datum waarop de rest van de bruiloft concreet kan worden.
Het komt voor dat drie of vier mensen samen de trouwkaarten betalen: het bruidspaar en beide sets ouders, elk voor een derde. In dat geval is het niet handig om dat in één bedrag te proppen, want dan zie je niet meer wie wat nog moet overmaken. Je kunt in zo'n geval de post voor de trouwkaarten laten staan zoals het systeem hem aanmaakt, met de leverancier en de categorie, en vervolgens de aanbetaling en restbetaling gebruiken om de twee grootste delen te scheiden, bijvoorbeeld het bedrag dat bij bestelling moet en het bedrag dat bij levering moet. Wie er per persoon een eigen regel van wil maken, doet dat door de post te splitsen zodra dat nodig is, zodat elk deel zijn eigen bedrag en datum krijgt. Zo blijft voor iedereen die meekijkt in het dossier duidelijk wie welk deel voor zijn rekening heeft genomen, zonder dat je dat ergens los moet bijhouden in een appgroep of op een kladblaadje.
De kosten voor de trouwkaarten zelf horen in de post die bij dat blok ontstaat. Wat daar niet in hoort, zijn de portokosten als die apart gefactureerd worden, of de kosten voor een eventuele save-the-date die je los laat drukken. Voor die dingen zet je een eigen blok neer met de knop om een blok toe te voegen, zodat je niet in dezelfde post moet gaan puzzelen welk bedrag bij welke leverancier hoorde. Een stel dat bijvoorbeeld eerst een save-the-date laat maken door een andere ontwerper dan degene die later de kaarten drukt, houdt zo twee overzichtelijke posten in het budget in plaats van één post waarin twee facturen samenkomen.
Bij de meeste blokken op de startpagina gaat het om een leverancier die je op een vast moment betaalt, zoals de fotograaf die je een aanbetaling stuurt bij het boeken en de rest na de bruiloft. Bij de trouwkaarten ligt dat anders, omdat de betaling niet losstaat van een tijdlijn die andere onderdelen raakt. Het bedrag dat je betaalt hangt vaak af van het aantal kaarten, en het aantal kaarten hangt af van de gastenlijst die je al hebt samengesteld. Wie dus nog aan het uitzoeken is wie er precies komt, kan de post voor de kaarten nog niet volledig invullen, ook al staat het blok er al. Dat is geen fout in de planning; het is een volgorde die vraagt dat de gastenlijst eerder klaar is dan de betaling aan de drukker rond kan zijn. Bij een klein gezelschap van twintig mensen is dat meestal geen probleem, omdat de lijst snel vaststaat. Bij een lijst die nog groeit met neven, collega's en buren die misschien wel of niet worden uitgenodigd, is het juist deze post die je dwingt om eerder een knop door te hakken dan je zou willen.
Niet alles rond de trouwkaarten moet meteen af. De vraag wie de envelop dichtplakt of wie de postzegels erop plakt, hoort niet in het budget en niet in het draaiboek; dat is een taak die je op de dag zelf of in de week ervoor met wie dan ook regelt, zonder dat het systeem daar iets van moet vastleggen. Ook de vraag of je een dank-kaart achteraf stuurt, kun je laten wachten tot na de bruiloft: die post maak je pas aan als je eraan toe bent, en tot die tijd staat er niets fout in het budget door het weg te laten. Het enige waar geen ruimte voor is, is de betaaldatum van de kaarten zelf, omdat die datum niet van jullie is maar van de drukker, en die verzet niet mee als de vraag wie welk deel betaalt nog openstaat tussen jullie en de ouders.