Bruidswarenhuis
Niet elk bruidspaar kiest een leverancier uit de gids. Misschien laat een van jullie de kaarten zelf ontwerpen, kent iemand een kleine drukker in het dorp, of heeft een vriend of vriendin een studio en doet die het als cadeau. In al die gevallen staat die keuze niet als kant en klaar blok tussen de andere op de homepage van jullie dossier. Dat is geen probleem, maar je moet het zelf toevoegen, en juist bij de trouwkaarten is dat belangrijker dan bij bijna elk ander onderdeel.
Op de startpagina staan de blokken die de meeste stellen nodig hebben, van trouwlocatie tot bruidstaart. Trouwkaarten staan daar ook tussen, maar als jullie invulling daarvan anders is dan wat het systeem als standaard aanbiedt, gebruik je de knop blok toevoegen. Daar kies je uit een lijst of je typt zelf iets in bij de optie anders. Zo zet je bijvoorbeeld de studio van die vriend neer als eigen leverancier, met naam en contactgegevens, precies zoals je dat zou doen bij een leverancier uit de gids. Het blok werkt vanaf dat moment hetzelfde: het hoort bij het onderdeel trouwkaarten, en alles wat je daar verder instelt bouwt daarop voort.
Bij de meeste onderdelen geldt: hoe later je kiest, hoe kleiner de kans dat je eerste voorkeur nog beschikbaar is. Bij de trouwkaarten geldt iets extra's. De datum waarop de kaarten de deur uit gaan, is niet zomaar een datum in jullie planning. Het is de datum die vastlegt wanneer gasten kunnen beginnen met antwoorden, en dus wanneer jullie een betrouwbaar beeld krijgen van wie er komt. Alles wat daarna komt, van de tafelschikking tot de laatste hoeveelheden bij de catering, wacht op die antwoorden. Stel die datum te laat, en de vertraging verschuift automatisch mee naar elk onderdeel dat op de gastenlijst leunt.
Daarom is het zinvol om, zodra jullie blok voor de trouwkaarten in het dossier staat, meteen te kijken naar de datum waarop de kaarten verstuurd moeten zijn. Die datum zet je zelf vast, of je die kaarten nu via de gids bestelt of via jullie eigen contact. Reken van daaruit terug: hoeveel tijd heeft de maker nodig, hoeveel tijd staat er tussen versturen en de gevraagde reactiedatum, en hoeveel marge willen jullie hebben voordat de tafelschikking en de laatste afspraken met de catering gemaakt moeten worden. Wie dat op tijd doet, hoeft niet achter gasten aan te bellen omdat de deadline voor antwoorden te dicht op de bruiloft zelf ligt.
Zodra het blok voor de trouwkaarten in het dossier staat, of dat nu een gidskeuze is of een eigen toevoeging, wordt die keuze vanzelf een post in het budget. Bij een eigen leverancier vul je zelf in voor welke categorie de post is, in dit geval trouwkaarten, en wie de leverancier is, in dit geval bijvoorbeeld de studio van die vriend. Verder werkt het precies zoals bij elke andere post: je vult het bedrag in, de datum waarop het betaald moet worden, en apart de aanbetaling en de restbetaling.
Stel dat de studio vraagt om een derde vooraf, bij het goedkeuren van het ontwerp, en de rest bij levering. Die twee momenten zet je los van elkaar in het budget, met elk hun eigen datum. Het systeem rekent vervolgens uit wat er op elk moment nog openstaat. Dat is prettig, want de betaling voor de trouwkaarten valt vaak samen met andere aanbetalingen die rond diezelfde periode lopen, denk aan de fotograaf of de trouwlocatie, en het is makkelijk te zien over het hoofd wanneer je dat niet apart bijhoudt.
Het draaiboek van de dag zelf gaat over uren, niet over weken, dus de deadline voor het versturen van de kaarten staat daar niet in. Maar het onderdeel trouwkaarten kan wel terugkomen op de dag zelf, bijvoorbeeld als jullie een gastenboek of tafelkaarten laten maken door dezelfde leverancier. Zet die momenten dan als apart punt in het draaiboek, met het tijdstip waarop dat materiaal aanwezig moet zijn en wie daar op let. Zo hoort een eigen toegevoegde leverancier net zo goed bij het draaiboek als een leverancier uit de gids, mits je het zelf invult op het moment dat het relevant is.
Een bruidspaar kiest voor een studio van een vriendin, die niet in de gids staat. Ze voegen een blok toe onder trouwkaarten, zetten de studio als leverancier neer, en spreken een leverdatum af die twee maanden voor de bruiloft ligt. Ze rekenen terug: gasten krijgen zes weken de tijd om te reageren, dus de kaarten moeten uiterlijk acht weken voor de bruiloft de deur uit. De studio heeft drie weken nodig voor het ontwerp en de druk, dus de opdracht moet elf weken voor de bruiloft de deur uit bij de studio. Die datum zetten ze vast in hun eigen agenda, los van het systeem, want het systeem toont geen automatische herinnering, het houdt alleen bij wat je er zelf in zet.
In het budget staat de post trouwkaarten met een aanbetaling van een derde bij het goedkeuren van het ontwerp en de rest bij levering. Wanneer de eerste betaling gedaan is, vult het bruidspaar dat in, en het systeem laat zien dat alleen de restbetaling nog openstaat. Zo blijft duidelijk wat er nog moet gebeuren, ook al is de leverancier niet via de gids gevonden maar via een eigen contact.
Staat jullie leverancier al in de gids, dan hoef je niets zelf toe te voegen. Het blok staat er al, en de contactgegevens vind je daar terug. Alleen wanneer de keuze buiten die gids valt, is deze stap aan de orde. En ook dan is het geen extra handeling die je apart moet onthouden: het is dezelfde manier van werken als bij elk ander blok, alleen vul je de gegevens zelf in in plaats van ze over te nemen uit een lijst.
Het is verder niet nodig om voor elk detail van de trouwkaarten, zoals het ontwerp of de tekst, een eigen onderdeel te maken. Het blok trouwkaarten is er voor de leverancier, de betaling en het moment waarop alles klaar moet zijn. Details over het ontwerp zelf leg je vast waar dat voor jullie het handigst is, bijvoorbeeld in het moodboard, als jullie dat al gebruiken voor andere onderdelen van de bruiloft.