Bruidswarenhuis
De bruiloft is voorbij, de auto heeft gereden, en toch staat dit blok nog niet op afgehandeld. Dat is normaal. Bij een trouwauto loopt de af handeling meestal een paar dagen tot een paar weken na op de dag zelf, omdat de laatste rekening vaak pas na de rit komt en omdat sommige chauffeurs de auto zelf terugbrengen naar de garage terwijl anderen om een tijdstip vragen waarop jullie hem inleveren.
Wat er precies nog open kan staan, hangt af van hoe de afspraak in elkaar zat. Was er een vast tarief voor een aantal uur, dan is de kans klein dat er nog iets bijkomt, behalve misschien een schoonmaakkosten als er confetti of rijst in de auto is beland. Was er een tarief per kilometer, dan kan de eindafrekening afwijken van de schatting die bij het boeken is gemaakt, vooral als de route naar de fotolocatie langer werd dan gepland of als er tussendoor nog een stop bij de ouders is bijgekomen die niet in de oorspronkelijke planning stond.
De trouwauto staat, net als elke andere keuze die jullie op de homepage hebben gezet, automatisch als post in het budget, met de leverancier erbij en de categorie waarin hij valt. Bij het boeken is daar waarschijnlijk al een aanbetaling ingevuld en een bedrag voor de restbetaling, met een datum erbij. Na de bruiloft is het moment om te checken of die datum nog klopt met wat er werkelijk is afgesproken. Een chauffeur die vooraf zei dat de eindfactuur binnen een week volgt, houdt zich daar niet altijd aan, en dan is het prettiger als de datum in het budget dat weerspiegelt dan dat er een bedrag blijft openstaan dat eigenlijk al lang had moeten zijn afgeschreven.
Het komt ook voor dat het bedrag zelf nog moet worden aangepast. Stel dat er extra kilometers zijn gereden, of dat er een tweede rit is bijgekomen die niet vooraf was ingepland, zoals een rit naar het hotel na het feest omdat een van de ouders slecht ter been is en niet met de rest van het gezelschap mee kon in de gewone auto's. Dat bedrag verwerk je in dezelfde post, zodat het budget aan het einde van de rit klopt met wat er werkelijk is uitgegeven, in plaats van met de schatting van maanden eerder.
Bij het boeken van een trouwauto wordt vaak een inschatting gemaakt van de afstand tussen ophaalpunt, ceremonie, fotolocatie en feestlocatie. Die inschatting is bij de meeste stellen een gok, gemaakt zonder dat er ooit met de auto is gereden. Pas na de bruiloft is duidelijk of die inschatting klopte, en dat is precies de informatie die nuttig is om vast te leggen, ook al is de bruiloft dan al voorbij. Was de rit van kerk naar feestzaal twintig minuten in plaats van de geschatte tien, dan is dat iets om te weten voor wie het draaiboek nog even openhoudt om te zien of andere onderdelen daardoor zijn opgeschoven.
De wachttijd is een ander punt. Chauffeurs rekenen vaak wachttijd bovenop de gereden kilometers, bijvoorbeeld wanneer de fotograaf langer nodig had dan gepland en de auto een uur stil moest staan bij de fotolocatie. Die wachttijd staat soms al in de offerte, maar wordt bij een langere fotosessie soms overschreden. Dat overschot komt terug in de eindfactuur, en dus in de post die in het budget staat. Het is geen kwestie van fout boeken, het is een onderdeel dat nu eenmaal pas na de dag zelf vaststaat.
De trouwauto stond in het draaiboek met een ophaaltijd, een vertrektijd en een verwachte aankomsttijd bij de ceremonie. Na de bruiloft is dat onderdeel van het draaiboek afgerond, maar het blijft staan als vastlegging van hoe de dag werkelijk is verlopen. Wie later het draaiboek er nog eens bijpakt, bijvoorbeeld om een tweede rit voor een jubileumfeest te plannen of gewoon om terug te kijken, ziet dan welke tijden er echt zijn gehanteerd in plaats van de tijden die vooraf waren gepland. Bij een bruidspaar dat om elf uur werd opgehaald voor een ceremonie om twaalf uur, en waarbij de rit uiteindelijk drie kwartier duurde in plaats van de geschatte twintig minuten door wegwerkzaamheden, is dat een detail dat verder nergens is vastgelegd dan in dat ene blok.
Niet elke trouwauto vraagt om die extra check na de bruiloft. Als er vooraf een vast bedrag is afgesproken zonder kilometertarief, geen wachttijd is opgetreden en de factuur al volledig is betaald voor de dag zelf, is er weinig aan de post in het budget te veranderen. Sommige verhuurders vragen namelijk om het volledige bedrag, aanbetaling en restbetaling samen, ruim voor de bruiloft, precies om te voorkomen dat er na de dag nog een afrekening nodig is. In dat geval kan het blok gewoon blijven staan zoals het stond, en is er geen reden om de post opnieuw te openen of het draaiboek nog aan te passen.
Het is vooral bij afspraken met een variabel element, zoals een kilometertarief, een tijdsblok met kans op overschrijding, of een route die pas op de dag zelf definitief werd, dat het de moeite waard is om na de bruiloft nog een keer terug te kijken naar dit blok. Bij een vaste prijs voor een vaste tijdsduur is de kans klein dat er nog iets verandert, en dan is de tijd die je erin zou steken beter besteed aan andere blokken die nog wel openstaan.