Bruidswarenhuis
De vraag wat de gemeente voor jullie bruiloft kost heeft geen vast antwoord, en dat is meteen het eerste dat je moet weten. Leges verschillen per gemeente, en ook de manier waarop ze worden opgebouwd verschilt. De ene gemeente rekent één tarief voor een huwelijk op het stadhuis, de andere maakt onderscheid tussen een kosteloos huwelijk op een vast moment in de week en een huwelijk op een tijdstip en locatie die jullie zelf kiezen. Wat wij wel kunnen doen is precies aanwijzen welke posten die prijs bepalen, zodat jullie weten waar je naar moet vragen voordat je iets vastlegt.
De eerste post is de aangifte van het voorgenomen huwelijk, ook wel de melding genoemd. Dit is geen aparte rekening in de meeste gemeenten, maar het bepaalt wel de termijn waarbinnen alles moet gebeuren, en die termijn verschilt. Sommige gemeenten werken met een minimale periode tussen de melding en de dag zelf, andere gemeenten hebben daar geen harde grens aan verbonden maar wel een praktische, omdat de trouwambtenaar en de zaal ook ingepland moeten worden. Wie te laat meldt, loopt het risico dat de gewenste datum niet meer past in het schema van de gemeente, wat niets te maken heeft met geld maar wel met tijd, en tijd is hier net zo goed een kostenpost als een bedrag.
De tweede post is de trouwlocatie zelf, als die van de gemeente is. Een trouwzaal in het gemeentehuis heeft een eigen tarief, los van de leges voor de voltrekking, en dat tarief hangt vaak af van het tijdstip. Een huwelijk op vrijdagmiddag kost in veel gemeenten meer dan een huwelijk op een doordeweekse ochtend, en een huwelijk buiten de reguliere openingstijden brengt vaak een toeslag met zich mee. Kiezen jullie voor een trouwlocatie die niet van de gemeente is, dan valt deze post grotendeels weg, maar dan komt er een andere post terug: de gemeente moet de trouwambtenaar naar die locatie laten reizen, en niet elke gemeente doet dat zonder extra kosten.
De derde post is de trouwambtenaar. Een ambtenaar in vaste dienst van de gemeente kost anders dan een ambtenaar die jullie zelf hebben voorgedragen, een zogeheten trouwambtenaar voor één dag. Voordracht van een eigen ambtenaar is in de meeste gemeenten mogelijk, maar niet gratis: er is een procedure voor beëdiging, en die procedure heeft een eigen leges naast de leges voor het huwelijk zelf. Wie een familielid of vriend heeft die de ceremonie wil leiden, moet dit dus meenemen als aparte post, niet als onderdeel van de trouwlocatie.
De vierde post gaat over getuigen en documenten. De gemeente vraagt bij de aangifte om geldige identiteitsbewijzen van het bruidspaar en de getuigen, en soms om aanvullende papieren als een van jullie niet de Nederlandse nationaliteit heeft of als een van jullie eerder getrouwd is geweest. Deze documenten zijn zelden gratis: een uittreksel uit een buitenlands register, een vertaling met beëdiging, of een verklaring van ongehuwd zijn kunnen allemaal een eigen kostenpost zijn, en de tijd die nodig is om ze te verkrijgen bepaalt weer mee of de aangiftetermijn haalbaar is.
Al deze posten leg je in het dossier vast op dezelfde manier als elke andere keuze. Zodra jullie de gemeente als blok op de startpagina hebben staan en daarbinnen een keuze hebben gemaakt over locatie, tijdstip en ambtenaar, wordt dat vanzelf een post in het budget. Bij die post vul je in wat de gemeente rekent, aan wie het bedrag betaald wordt en wanneer. Net als bij elke andere leverancier splits je het bedrag in een aanbetaling en een restbetaling, met allebei een eigen datum. Bij een gemeente is dat onderscheid soms minder gebruikelijk dan bij een fotograaf of cateraar, omdat een deel van de leges vooraf in één keer wordt geïnd bij de aangifte. Vul dat dan zo in: het volledige bedrag als aanbetaling op de datum van de aangifte, en nul als restbetaling. Rekent de gemeente een deel pas na de voltrekking, bijvoorbeeld voor een aanvullende dienst zoals een gewaarmerkt afschrift van de huwelijksakte, dan zet je dat bedrag apart in de restbetaling met de datum waarop de gemeente aangeeft dat te verwachten. Het systeem telt vervolgens vanzelf op wat er per post nog openstaat, en jullie zien dat terug in het overzicht van het hele budget, naast de posten van locatie, fotograaf en de rest.
Naast het budget komt deze keuze ook terug in het draaiboek. De aangifte van het voorgenomen huwelijk is geen moment op de trouwdag zelf, maar wij raden aan om de datum ervan toch als vast punt op te nemen, samen met de termijn die de gemeente daarna aanhoudt voordat alles definitief is. Op de dag zelf komt de gemeente terug op het moment van de voltrekking: het tijdstip waarop de trouwambtenaar verwacht wordt, de tijd die is ingepland voor de ceremonie, en eventueel het moment waarop getuigen moeten tekenen. Wie deze momenten in het draaiboek zet naast de andere onderdelen van de dag, ziet meteen of er ruimte is tussen de voltrekking en bijvoorbeeld het diner, of dat er druk op de planning staat.
Wat vaak niet nodig is, is een aparte post voor elk denkbaar gemeentelijk document. Niet elk bruidspaar heeft een vertaalde geboorteakte nodig, en niet elke gemeente vraagt om een verklaring van ongehuwd zijn. Voeg alleen toe wat de gemeente voor jullie situatie werkelijk vraagt; een lege post die nooit betaald wordt, maakt het budget onnodig ingewikkeld. Vraag dit bij de aangifte zelf na, want dat is het moment waarop de gemeente precies vertelt welke papieren en welke bedragen op jullie van toepassing zijn, en dat is ook het moment waarop jullie de bijbehorende post in het dossier compleet kunnen maken.