Bruidswarenhuis
Ouders die meebetalen willen weten waar hun geld naartoe gaat. Dat is een andere vraag dan wat zij mogen zien van de rest van de bruiloft, en het systeem behandelt die twee vragen ook los van elkaar. In de trouwrollen wijs je iemand een rol toe, en die rol bepaalt tot welk deel van het dossier hij toegang heeft. Voor een ouder die meebetaalt stel je dat in op het budget, en op niets daarbuiten, tenzij jullie zelf besluiten meer open te zetten.
Stel, de moeder van de bruid heeft aangeboden een deel van de catering te betalen. Jullie zetten haar in het dossier op de rol die toegang geeft tot het budget. Zij ziet dan de posten die daar staan: de leverancier, waarvoor de kosten zijn, het bedrag, de datum waarop betaald moet worden, en wat er als aanbetaling en restbetaling nog openstaat. Ziet zij dat de post voor de catering nog niet volledig is ingevuld, dan weet zij dat het bedrag nog moet worden aangevuld, niet dat er iets mis is.
Wat zij niet ziet, is het moodboard met de jurk die de bruid nog aan niemand heeft laten zien, en niet het trouwdagboek waarin jullie bijhouden hoe de aanloop voelt. Ook de gastenlijst blijft buiten haar zicht, met de standen per gast, want dat is een ander deel van het dossier waar een andere rol bij hoort. De toegang die je instelt is dus niet een kwestie van meer of minder vertrouwen; het is een kwestie van welk deel bij welke rol past.
Het budget bevat posten van alle categorieën samen: de trouwlocatie, de fotograaf, de ringen, de bruidskleding. Geef je een ouder toegang tot het hele budget, dan ziet hij ook de bedragen van de onderdelen waar hij niet aan meebetaalt, en dat levert vaak een vraag op waar niemand op zit te wachten. Wie liever per categorie regelt wie meekijkt, richt dat zo in: een blok waar de ouders aan meebetalen krijgt hun toegang, een blok dat jullie zelf dragen niet. Dat voorkomt dat een bijdrage aan de bruidstaart een gesprek wordt over de kosten van de trouwauto.
Omgekeerd geldt ook een grens. Een ouder die toegang heeft tot het budget, kan daar geen bedragen wijzigen die niet van zijn eigen bijdrage zijn; hij ziet de post, niet de bevoegdheid om die aan te passen. Wie dat wil regelen, doet dat apart, per situatie, met de ouder in kwestie. Het systeem maakt daar geen keuze voor jullie; het geeft alleen de indeling waarmee je die keuze zelf kunt vastleggen.
Het komt voor dat beide ouderparen meebetalen, ieder aan iets anders. De vader van de bruidegom regelt de trouwauto, de ouders van de bruid dragen bij aan de locatie. Ook dat stel je per rol in: iedere ouder krijgt toegang tot het deel van het budget dat voor hem relevant is. Zij zien dan niet noodzakelijk dezelfde posten. Dat is geen beperking die je moet compenseren met uitleg erbij; het is precies waarom de rollen per persoon worden toegekend en niet in een enkele knop "ouders" worden samengevoegd.
Stellen die geen rol instellen en in plaats daarvan zelf schermafbeeldingen van het budget doorsturen, merken vaak dat de vraag terugkomt zodra er iets verandert. Een leverancier wijzigt de datum van de restbetaling, en de schermafbeelding van vorige maand klopt niet meer. Wie de ouder wel toegang geeft tot het budget zelf, hoeft dat gesprek niet opnieuw te voeren; de post staat er zoals hij nu is, met de actuele datum en het actuele bedrag. Dat is een andere reden om de rol in te stellen dan om aardig te zijn: het bespaart een update die anders steeds weer bij jullie terechtkomt.
Het risico van de andere kant, alles openzetten omdat instellen tijd kost, is dat een ouder posten ziet die niets met zijn bijdrage te maken hebben en daar toch een oordeel over vormt. Een vader die meebetaalt aan de ringen, maar toevallig ook de rekening van de weddingplanner ziet staan, kan zich daar ongemakkelijk bij voelen zonder dat daar een reden voor is. De rol is er niet om dingen te verzwijgen; hij zorgt dat iedereen ziet wat voor hem relevant is en niet wat dat niet is.
Welke posten er precies in het budget staan en hoe die tot stand komen, hangt af van de keuzes die jullie op de startpagina van het dossier hebben gezet; zodra je daar een blok toevoegt, verschijnt de bijbehorende post automatisch. Wat ouders vervolgens met die informatie doen, en op welk moment je hen daar precies bij betrekt, is een ander vraagstuk dan de toegang zelf, zoals wij uitleggen bij [wanneer je het vraagt](/plannen/wie-doet-wat/de-ouders/wanneer-vragen). De toegang die je hier instelt, is puur technisch: wie ziet welk deel. Of en hoeveel ouders daadwerkelijk meebetalen, en wat je daar onderling over afspreekt, staat los van deze instelling en wordt uitgewerkt bij [meebetalen](/plannen/wie-doet-wat/de-ouders/meebetalen).
Je wijst de ouder die meebetaalt een rol toe die toegang geeft tot het budget. Je laat de rest van het dossier, van gastenlijst tot moodboard tot draaiboek, buiten die rol, tenzij je zelf een andere afspraak maakt. Betalen twee ouderparen mee aan verschillende onderdelen, dan richt je dat per persoon in, niet als één gedeelde rol. Zo ziet ieder ouder precies waar zijn bijdrage staat, zonder dat hij meekijkt in de rest van de planning.