Bruidswarenhuis
Rond de zes maanden voor de bruiloft zit bijna elk bruidspaar in dezelfde fase, ook al voelt het niet zo. De gemeente is gekozen, de trouwlocatie ligt vast, er is een fotograaf gebeld en misschien al een cateraar gezien. Op papier lijkt het bijna klaar. Maar een keuze is geen afspraak, en dat verschil is precies wat in deze periode het vaakst vergeten wordt.
Een keuze is dat jullie weten wie de bloemist wordt. Een afspraak is dat die bloemist weet welke datum, welk budget, welke levertijd en welke annuleringsvoorwaarden gelden, en dat dat ergens staat. Zolang dat er niet staat, is de keuze nog terug te draaien zonder dat iemand het merkt, en dat is precies het risico. Leveranciers plannen hun jaar op basis van bevestigingen, niet op basis van mensen die ooit interesse toonden. Wie in maart heeft gezegd dat ze een bepaalde fotograaf willen, en dat verder laat liggen, kan in september ontdekken dat die fotograaf al een andere bruiloft heeft geboekt op precies die zaterdag.
Het is dus niet de vraag of er nog keuzes gemaakt moeten worden, die zijn er vaak al genoeg. De vraag is welke van die keuzes nog los zweven, en welke al ergens vastliggen met een bedrag, een datum en een naam erbij. In het dossier is dat het verschil tussen een blok dat alleen een naam heeft, en een blok waarbij ook een post in het budget is aangemaakt. Zolang er geen bedrag, geen betaaldatum en geen aanbetaling bij een blok staat, is er in de praktijk nog niets afgesproken, wat de keuze op de startpagina ook suggereert.
De reden dat dit in deze fase vergeten wordt, is niet onverschilligheid. Het is dat het maken van keuzes leuker is dan het vastleggen ervan, en dat allebei op elkaar lijken als je ze naast elkaar op een lijst zet. Een bruidspaar dat drie weken geleden een proefsessie bij een fotograaf heeft gehad en enthousiast was, heeft het gevoel dat die fotograaf 'geregeld' is. Maar zonder bevestigde datum en zonder aanbetaling is er nog niets geregeld, alleen gekozen. Precies dat gat, tussen het gevoel van klaar zijn en het werkelijk vastliggen, is waar dingen blijven liggen tot het te laat is.
Een concreet voorbeeld: het bruidspaar dat een trouwauto heeft gezien op een website, het bedrijf heeft gebeld, en te horen kreeg dat de auto 'waarschijnlijk nog beschikbaar' is op de gewenste datum. Dat voelt als afgehandeld. Maar 'waarschijnlijk beschikbaar' is geen bevestiging, en zonder aanbetaling is er geen reservering. Wie dat gesprek drie maanden laat liggen omdat er dringendere dingen zijn, kan bij het eerstvolgende telefoontje horen dat de auto inmiddels aan iemand anders verhuurd is.
Niet alles moet in deze fase al vastliggen, en dat onderscheid is net zo belangrijk als het onderscheid tussen kiezen en afspreken. Bruidstaart, bruidslingerie en entertainment kunnen op dit moment nog prima open staan als blok zonder bevestigde leverancier, dat is geen achterstand. Wat wel om een afspraak vraagt op dit moment, zijn de posten waarbij leveranciers een beperkte capaciteit per datum hebben: de trouwlocatie, de fotograaf, de catering, de trouwauto en de trouwambtenaar. Dat zijn precies de blokken waarbij een leverancier maar op één bruiloft per dag kan zijn, en dus als eerste volgeboekt raakt.
De volgorde die daaruit volgt, is niet ingewikkeld, maar wordt vaak toch overgeslagen omdat er geen natuurlijk moment is om die lijst langs te lopen. Loop het dossier door op de blokken waar al een leverancier bij staat, en controleer per blok of er ook een post in het budget bij hoort met een bedrag en een datum. Staat die post er niet, dan is dat blok een keuze en geen afspraak, en is dat degene die nu aandacht vraagt, niet de blokken die nog helemaal leeg zijn.
Het financiële risico van een gemiste bevestiging wordt vaak onderschat, omdat het pas zichtbaar wordt op het moment dat het al te laat is. Een aanbetaling die je nu niet doet, is geen geld dat je bespaart, het is een reservering die je niet hebt. In het budgetoverzicht is precies te zien welke posten alleen een bedrag hebben en welke ook een aanbetaling met datum. Die twee kolommen naast elkaar leggen, is in deze fase informatiever dan het totaalbedrag onderaan, omdat het totaalbedrag niet laat zien wat nog los zit.
Het gaat hier niet om een keer alles doornemen en dan weer verder. Het is een korte controle die per blok een paar minuten kost: staat de leverancier vast, staat het bedrag vast, staat de datum vast. Bij een bruidspaar dat dit voor tien blokken doet, blijkt vaak dat vier daarvan echt afgesproken zijn en zes nog bij 'we hebben iemand gezien' staan. Dat is geen slecht nieuws, het is precies de informatie die nodig is om te weten welk telefoontje deze week nog gepleegd moet worden en welk telefoontje nog een paar maanden kan wachten.
Wie dit met de partner doorloopt, komt er meestal ook achter dat niet beiden hetzelfde beeld hadden van wat al vastlag. De ene helft dacht dat de catering geregeld was omdat er een leuk gesprek is geweest, de andere helft wist dat er nog geen bevestiging is gestuurd. Met twee accounts op één dossier is dat verschil zichtbaar zodra je samen naar dezelfde blokken kijkt, in plaats van dat het pas naar boven komt als de rekening niet op tijd betaald wordt.