Bruidswarenhuis
Een jaar voor de bruiloft heeft het draaiboek nog geen vorm die iemand van uur tot uur kan volgen. Dat komt later, wanneer alle leveranciers vastliggen en de gastenlijst grotendeels binnen is. Toch is dit het moment waarop je een paar dingen moet vastleggen, omdat ze anders later dwingen tot schuiven met alles eromheen.
Het draaiboek is in het systeem de plek waar de dag van uur tot uur wordt opgebouwd, gebaseerd op de tafelschikking en de keuzes die je per onderdeel hebt gemaakt. Met nog een jaar te gaan bestaan die keuzes vaak nog niet allemaal. Wat er dan wél al vastligt of vast moet komen te liggen, is het skelet: de datum, de locatie van de ceremonie, de locatie van het feest als die apart is, en de tijden die daar vanuit de locatie zelf aan vastzitten. Een trouwlocatie geeft bijvoorbeeld door tot welk tijdstip er die dag getrouwd kan worden, of wanneer de zaal beschikbaar is voor opbouw. Dat zijn geen details die je over een paar maanden nog kunt aanpassen zonder gevolgen, want de fotograaf, de catering en de trouwambtenaar plannen daar allemaal op.
Stel dat de trouwlocatie om vier uur beschikbaar is voor de ceremonie, maar de feestlocatie pas om zes uur open kan voor de gasten. Dat gat van twee uur is iets wat je nu al moet zien, en niet pas wanneer je drie maanden voor de bruiloft de catering gaat boeken. Zet dat blok voor de feestlocatie nu al aan in het dossier, ook als je nog geen leverancier hebt gekozen: dan staat het tijdvak vast en kun je daar de rest van de planning op afstemmen. Verandert die tijd later nog, dan schuift alles mee dat er al aan hangt, van de catering tot het moment waarop de fotograaf verwacht wordt.
Wat er in deze fase echt vast moet liggen, is niet de complete dagindeling maar de volgorde van de grote blokken: ceremonie, receptie, diner, feest. Voor elk van die blokken geldt een vraag die je nu al kunt beantwoorden, zelfs zonder leverancier: hoe laat begint het, ongeveer, en hoe laat moet het uiterlijk klaar zijn omdat de volgende locatie of de volgende leverancier daar op wacht. Trouw je bijvoorbeeld op een gemeentehuis met een vast tijdslot, dan is dat slot de eerste vaste pin in het draaiboek. Alles wat je daarna aan blokken toevoegt, ceremonie tot en met feest, hangt daar met tijd tussenruimte aan vast.
Het is met nog een jaar te gaan niet nodig om te bepalen hoe laat de fotograaf precies moet arriveren, of om de speech-momenten in te plannen. Dat soort details verandert nog te vaak mee met keuzes die je nog niet hebt gemaakt, zoals wie de catering wordt en hoeveel tijd een driegangendiner in beslag neemt bij die specifieke leverancier. Wie dat nu al vastlegt, loopt het risico dat het draaiboek over een half jaar toch weer helemaal overnieuw moet, terwijl het net zo goed had kunnen wachten tot de onderdelen er stonden waarop het draaiboek leunt.
Omdat het draaiboek in het systeem is gekoppeld aan de tafelschikking en die weer aan de gastenlijst, heeft een verandering in de grote tijdsblokken ook gevolgen verderop. Een feest dat een uur later begint dan gedacht, betekent misschien dat er een extra broodje nodig is voor gasten die van ver komen, of dat de huwelijksnacht-locatie een andere aankomsttijd krijgt. Dat is geen reden om nu al alles dicht te timmeren, maar wel een reden om de blokken die je al kunt vastzetten, ook echt vast te zetten, zodat je niet over acht maanden ontdekt dat de ceremonie en de receptie elkaar overlappen.
Een bruidspaar trouwt op een boerderij die zowel de ceremonie als het feest huisvest. Met nog een jaar te gaan lijkt het draaiboek dan overbodig, want er is toch maar één locatie. Maar de boerderij geeft aan dat de ceremonieruimte om twee uur ’s middags omgebouwd moet worden tot feestzaal, en dat de gasten dus ergens tussen drie en vijf uur elders moeten zijn. Dat gat is precies het soort blok dat nu al in het draaiboek moet staan, ook zonder dat er al een cateraar of entertainment geboekt is voor die tussenuren. Wordt dat nu niet vastgelegd, dan ontdekt het paar het pas wanneer de catering al vastligt op een tijdstip dat niet aansluit, en dan is schuiven ineens een heel gesprek met een leverancier die zijn planning al rond heeft.
De reden om dit nu te doen, en niet pas wanneer de leveranciers een voor een binnenkomen, is dat elke leverancier zijn eigen tijd vraagt en zijn eigen beperkingen heeft. Een fotograaf werkt met een pakket van een bepaald aantal uren, een cateraar rekent met de tijd die een diner van een bepaald aantal gangen nodig heeft, een dj heeft een op- en afbouwtijd. Als de grote blokken al vaststaan wanneer die leveranciers gekozen worden, kun je meteen zien of hun tijd past. Staat het skelet er nog niet, dan moet je bij elke nieuwe leverancier opnieuw uitrekenen of de dag nog past, en dat is precies het schuiven dat je met deze stap voorkomt.
Dit is geen moment waarop het draaiboek al gedeeld wordt met wie er ook nog toegang toe zou moeten krijgen, en het is ook niet het moment waarop je de tafelschikking al indeelt. Die stappen volgen later, wanneer de gastenlijst vaster is en er meer bekend is over wie waar moet zitten en wanneer. Wat nu wel kan, is dat je met elkaar de grote lijn van de dag doorspreekt: begint de ceremonie ’s ochtends of ’s middags, is er een pauze tussen ceremonie en receptie, wordt er ergens gereisd tussen twee locaties. Die keuzes liggen aan de basis van het draaiboek en zijn precies de dingen die je nu, met een jaar de tijd, rustig kunt bepalen zonder dat er al druk op staat.
Zet in het dossier de blokken aan die je al zeker weet: de trouwlocatie, de feestlocatie als die anders is, en eventueel de locatie voor de huwelijksnacht als die aan het einde van de dag aansluit op het feest. Vul bij elk blok de tijden in die de locatie zelf al heeft doorgegeven, ook als dat nog maar een globale tijdsindicatie is. Zo ontstaat vanzelf een eerste versie van het draaiboek die niet compleet is, maar wel de vaste punten bevat waar de rest van de dag straks om heen gebouwd wordt. Alles wat daarna nog verandert, verandert binnen die vaste punten, en dat is precies het verschil tussen bijschaven en herbeginnen.