Bruidswarenhuis
De eerlijke vraag na een verloving is niet wanneer je moet trouwen, maar wanneer er voor het eerst geld moet worden overgemaakt. Het antwoord in deze fase is meestal: nog nergens. Er ligt niets vast, er is nog geen locatie geboekt en er is nog geen leverancier die een factuur heeft gestuurd. Dat is geen probleem dat je moet oplossen, het is gewoon de stand van zaken in de eerste weken.
Een aanbetaling ontstaat op het moment dat jullie iets bevestigen bij een leverancier: een datum bij een locatie, een fotograaf die die zaterdag vastlegt, een cateraar die een offerte omzet in een boeking. Zolang die stap niet is gezet, bestaat er ook geen aanbetaling om te doen. In het budgetoverzicht van het dossier zie je dat een post pas echt een post wordt op het moment dat er een keuze achter staat, met een leverancier, een bedrag en een datum. Zonder die keuze is er niets om in te vullen, en dat is precies waarom deze fase betekent: nog niet betalen, wel al zien aankomen wat er ooit betaald moet worden.
Een concreet voorbeeld maakt dit duidelijk. Stel, jullie hebben net een trouwlocatie op het oog, maar nog geen bevestiging. Zodra jullie die locatie vastleggen als blok in het dossier, verschijnt die als post in het budget. Pas dan vul je het totaalbedrag in, de aanbetaling die de locatie vraagt en de datum waarop die aanbetaling verschuldigd is. Vaak is dat een percentage van het totaal, binnen een paar weken na de boekingsbevestiging. Zolang die bevestiging er niet is, staat er dus ook geen betaaldatum die jullie kunnen missen.
Al heeft er nog niets een handtekening, de eerste offertes die binnenkomen zijn wel al concreet genoeg om te bewaren. Een fotograaf die een voorstel stuurt met een bedrag en een aanbetalingstermijn, een cateraar die een richtprijs per persoon noemt: dat soort documenten hoort in de kluis van het dossier, zodat je ze niet kwijtraakt tussen mailtjes. Het is geen betaling, maar het is wel de voorbereiding op een betaling die er over een paar weken misschien wél is.
Het risico in deze fase zit niet in te vroeg betalen, dat komt vanzelf niet voor. Het risico zit in te laat vastleggen wélke aanbetaling er straks aankomt zodra er wél een keuze wordt bevestigd. Een stel dat mondeling akkoord gaat met een locatie, maar dat pas weken later als blok aanmaakt, loopt het risico dat de aanbetalingstermijn van de locatie al verstreken is voordat het bedrag ergens is genoteerd. Leg dus niet het geld vast, leg wél de afspraak vast, op het moment dat die wordt gemaakt en niet pas wanneer de factuur binnenkomt.
Een restbetaling volgt altijd op een aanbetaling, en meestal pas kort voor de bruiloft zelf: vaak enkele weken tot een maand van tevoren. In de eerste weken na een verloving is dat bedrag dus dubbel ver weg. Er is geen reden om daar nu al een datum voor te reserveren. Wat wel nuttig is: bij elke post die je later aanmaakt, vul je zowel de aanbetaling als de restbetaling apart in, met elk hun eigen datum. Zo hoef je niet achteraf uit te zoeken welk deel van een bedrag al is voldaan en welk deel nog open staat. Het systeem rekent dat verschil vanzelf uit, maar alleen als de twee bedragen los zijn ingevuld in plaats van als één totaal.
Er is één betaling die in deze fase wél al kan beginnen, en dat is de betaling aan jullie eigen spaarpot. Ook als er nog geen enkele leverancier vastligt, kunnen jullie besluiten elke maand een vast bedrag opzij te zetten. Het systeem vraagt dan maandelijks of dat bedrag ook echt gespaard is. Is dat een keer niet gelukt, dan kun je het gemiste bedrag laten verdelen over de resterende maanden, zodat het doel overeind blijft zonder dat je het zelf moet herrekenen. Voor een stel dat pas net verloofd is en nog geen idee heeft van exacte bedragen, is dit de enige betaling die al zin heeft om nu te regelen: niet omdat er al een rekening ligt, maar omdat het opbouwen van een buffer geen boeking nodig heeft om te beginnen.
Zodra jullie, vaak in de weken die volgen op deze fase, een eerste blok definitief maken, verandert het beeld. Een trouwlocatie die een schriftelijke bevestiging stuurt, een fotograaf die de datum reserveert na een aanbetaling: op dat moment hoort die aanbetaling met datum en bedrag in het budget te staan, niet als aantekening ergens anders. Het is verstandig om die stap dezelfde week te zetten als de bevestiging zelf, juist omdat aanbetalingstermijnen van leveranciers vaak kort zijn, soms twee weken, soms korter. Wie wacht tot het bruiloftsplannen "serieus" begint voordat de post wordt aangemaakt, loopt het risico dat de termijn al is verstreken tegen de tijd dat het bedrag ergens genoteerd staat.
In de praktijk komt het erop neer dat er in de eerste weken na de verloving geen bedrag is dat jullie moeten overmaken, met uitzondering van het maandelijkse spaarbedrag als jullie daar al mee willen beginnen. Wat wel al kan: offertes bewaren zodra ze binnenkomen, zodat er straks niet gezocht moet worden naar een bedrag dat een leverancier drie weken geleden al had genoemd. En zodra de eerste keuze echt wordt bevestigd, ook al is het maar een fotograaf of een locatie, die dezelfde week als blok vastleggen zodat de aanbetaling met de juiste datum in het budget verschijnt. Zo ontstaat er geen betaling die je over het hoofd ziet, simpelweg omdat er nog geen betaling was om over het hoofd te zien.