Bruidswarenhuis
Een maand voor de bruiloft is het budget geen overzicht meer waar je af en toe naar kijkt. Het is het document waarop bijna alles nog moet worden afgerond. Niet omdat er nu plotseling meer moet gebeuren, maar omdat alles wat eerder als aanbetaling of als voorlopig bedrag in het systeem stond, nu een restbetaling wordt met een echte datum. Die overgang is waar deze fase om draait: van geschat naar definitief.
Begin bij de posten die per gast worden berekend. Catering en vaak ook de trouwlocatie rekenen niet op basis van een schatting die je drie maanden geleden hebt ingevuld, maar op basis van het aantal gasten dat er nu, volgens de standen in de gastenlijst, daadwerkelijk komt. Iemand die op komt misschien is blijven staan, telt niet mee in wat de leverancier vraagt, maar telt ook niet mee in wat er besteld wordt. Loop daarom eerst de gastenlijst door voordat je naar het budget kijkt. Een post die op honderd couverts stond terwijl er negentig bevestigd zijn, moet je laten aanpassen voordat de rekening wordt opgemaakt, niet erna.
Elke post in het budget heeft een veld voor het bedrag, een veld voor de datum waarop het betaald moet worden, en apart een veld voor aanbetaling en restbetaling. Een maand voor de bruiloft horen de meeste posten geen open velden meer te hebben. Niet elke post moet al volledig betaald zijn, dat verschilt per leverancier en per afspraak, maar elke post moet wel een bedrag en een datum hebben staan die klopt met wat er werkelijk is afgesproken. Een fotograaf die bij boeking een aanbetaling kreeg en de rest op de dag zelf incasseert, hoort dat zo in het systeem te hebben staan. Een bruidsjurk waarvan de laatste betaling bij het ophalen gebeurt, hoort daar een datum te hebben die in deze maand valt, niet een die nog "nog te bepalen" is.
Waar het misgaat is bij posten die zijn aangemaakt maar nooit zijn afgerond. Een blok voor de trouwauto dat drie maanden geleden is toegevoegd met een geschat bedrag erin, maar waarvan de daadwerkelijke offerte nooit is verwerkt. Op papier staat er een bedrag, maar het is niet het juiste bedrag. Loop daarom elke post na of het ingevulde bedrag nog overeenkomt met wat er in de kluis aan offertes en contracten ligt. Als een leverancier tussentijds een aangepaste offerte heeft gestuurd, bijvoorbeeld omdat het aantal gasten is gewijzigd of omdat er een extra uur is bijgeboekt, moet dat bedrag nu in het budget staan, niet het oorspronkelijke.
Er zijn ook keuzes die je een maand voor de bruiloft beter laat zoals ze zijn, ook als je ze nog zou willen aanpassen. Een leverancier wisselen voor een goedkopere optie is op dit moment vaak niet meer verstandig, simpelweg omdat de meeste leveranciers die nu nog beschikbaar zijn geen ruimte meer hebben voor iets dat op korte termijn georganiseerd moet worden. Het budget is dan niet het probleem, de tijd is het probleem. Als een post duurder is uitgevallen dan gepland, is het nu vaak beter om ergens anders in het budget ruimte te vinden dan om de post zelf nog te veranderen. Een bruidstaart die groter moest worden omdat er toch meer gasten komen, compenseer je eerder in bijvoorbeeld het entertainment of de bloemen dan dat je de bakker nu nog laat aanpassen.
Wie via het systeem maandelijks spaart, krijgt elke maand de vraag of het bedrag daadwerkelijk is gelukt. Een maand voor de bruiloft is dit niet zomaar een van de vele maandelijkse vragen meer. Als er in een van de eerdere maanden nee is geantwoord en gekozen is om het gemiste bedrag over de resterende maanden te verdelen, dan is dit de laatste of een van de laatste maanden waarin dat verdeelde bedrag nog moet worden ingelegd. Check daarom niet alleen of deze maand is gelukt, maar of het totale spaarbedrag, opgeteld over alle maanden, ook werkelijk overeenkomt met wat er in het budget als nog te betalen openstaat. Een verschil van een paar honderd euro dat je nu ontdekt, is op te lossen. Een verschil dat je pas op de dag zelf ontdekt, niet meer.
Wat je nu vooral niet moet laten liggen, is de restbetaling die op de dag van de bruiloft zelf gedaan wordt. Sommige leveranciers, zoals een cateraar of een deel van het entertainment, factureren pas na de bruiloft of incasseren op de dag zelf. Zet dat bedrag alsnog nu al goed in het budget, inclusief de datum, zodat je weet wat er die dag nog uit het spaargeld of de lopende rekening moet komen. Anders is het startpagina overzicht op de dag van de bruiloft optimistischer dan de werkelijkheid.
De reden dat dit specifiek in de maand voor de bruiloft moet gebeuren en niet erna, is dat de meeste leveranciers hun laatste factuur of hun definitieve aantal juist in deze periode vaststellen. Een cateraar wil doorgaans een week tot twee weken voor de bruiloft het definitieve aantal gasten weten. Die aanpassing werkt door in het bedrag dat in het budget staat. Wacht je daarmee, dan loop je het risico dat je op de gastenlijst nog wijzigingen doorvoert terwijl de rekening al is opgemaakt op basis van een ouder aantal.
Het is niet nodig om in deze maand nog naar de gidsen met leveranciers te kijken voor posten die al ingevuld en betaald zijn. Dat hoort bij een eerdere fase. Wat in deze maand wél thuishoort, is een laatste controle of ieder blok op de startpagina een post heeft die klopt: het juiste bedrag, de juiste datum, en de aanbetaling en restbetaling die overeenkomen met wat er in de kluis aan contracten ligt. Wie dat nu doet, hoeft in de laatste week voor de bruiloft niet meer te rekenen. Die week is al vol genoeg met andere dingen.