Bruidswarenhuis
Op de dag zelf gaat er ergens iets net anders dan gepland. De cateraar is een half uur later, de fotograaf staat op de verkeerde locatie, de bloemist levert drie boeketten in plaats van vier. Niemand van jullie tweeën wil op dat moment op de telefoon zitten, en dat is precies waarom het van tevoren duidelijk moet zijn wie dat wel doet.
Het dossier houdt per blok bij welke leverancier erbij hoort en welk telefoonnummer daarbij staat, van de trouwlocatie tot de bruidstaart. Die gegevens gebruik je niet alleen om te boeken, maar ook om vooraf een lijst te maken van wie welke leverancier op de dag zelf in de gaten houdt. Niet jullie twee, maar de mensen om jullie heen. De getuige die toch bij de bruidegom is als de auto arriveert, kijkt naar de trouwauto. Degene die de ochtend bij de bruid doorbrengt, kijkt naar de visagist en de fotograaf die daar komt. Een ouder die toch op de locatie is voor de opbouw, kijkt naar de catering en de tafelschikking. Iedereen kijkt naar iets, en niemand kijkt naar alles.
Die verdeling maak je niet op de ochtend zelf. Je maakt hem in de week ervoor, als onderdeel van het draaiboek, en je zet er telefoonnummers bij die iedereen ook zonder het dossier kan terugvinden, want op de dag zelf wil niemand inloggen om een nummer op te zoeken. Een uitgeprint velletje in de binnenzak van de getuige werkt dan beter dan een schermpje.
Het ligt voor de hand om te denken dat jullie zelf het aanspreekpunt zijn, want het is jullie bruiloft en jullie kennen de afspraken het best. Maar wie op de trouwdag zelf moet bellen met een cateraar over een gemiste levering, is niet meer bezig met die dag. Dat gesprek kost tijd, het kost aandacht, en het gebeurt vaak net op het moment dat er ook nog een foto genomen moet worden of familie aankomt. Elke keer dat een leverancier belt met een vraag en dat gesprek bij jullie terechtkomt, is een gemiste kans om dat gesprek ergens anders te laten landen.
Daarom is de lijst van wie waarnaar kijkt niet een aardigheidje maar een noodzaak. Zonder die lijst belt de leverancier automatisch het nummer dat op de offerte staat, en dat is meestal een van jullie. Met die lijst weet de leverancier, of weet de persoon die naast jullie staat, binnen een paar seconden wie er gebeld moet worden en wie niet.
Een voorbeeld uit de praktijk: de fotograaf ziet dat de bruidsauto een kwartier te laat is en belt naar het nummer dat op de offerte staat. Zonder afspraak is dat de bruid, die op dat moment net haar jurk aantrekt. Met afspraak is dat de getuige die al in de auto zit en meteen kan teruggeven wat er aan de hand is. Het verschil zit niet in het probleem, dat blijft hetzelfde, het zit in wie ermee bezig is op het moment dat het gebeurt.
Niet elke leverancier heeft een aanspreekpunt nodig. Wie de trouwkaarten al weken geleden heeft laten drukken en verzenden, hoeft op de dag zelf niet meer gebeld te worden, die leverancier is al klaar. Hetzelfde geldt voor de weddingplanner die het grootste deel van de regie al heeft, of voor een leverancier die zelf op locatie aanwezig is en dus rechtstreeks met de mensen ter plekke kan overleggen zonder telefoon. Het gaat vooral om leveranciers die op het moment zelf nog een handeling verrichten: catering, fotograaf, bloemist, entertainment, de chauffeur van de trouwauto. Bij die groep loont het om vooraf te bepalen wie het aanspreekpunt is, en bij de rest is dat overbodige moeite.
Wie deze verdeling maakt, doet er goed aan om het niet alleen mondeling af te spreken maar ook op te schrijven, precies zoals het draaiboek voor de dag zelf al uur voor uur vastlegt wat er gebeurt. Aan dat draaiboek voeg je de namen en telefoonnummers toe van wie waarnaar kijkt, zodat het niet alleen een tijdschema is maar ook een verantwoordelijkheidsschema. Wie het draaiboek deelt met de getuigen en ouders die een taak hebben, deelt daarmee automatisch ook wie zij moeten bellen als er iets misgaat, en wie zij dus niet moeten storen.
Deze verdeling hoort niet bij de eerste keuzes die je in het dossier maakt, en ook niet bij het moment waarop je een leverancier boekt. Het hoort bij de week voor de bruiloft, wanneer het draaiboek al grotendeels vaststaat en duidelijk is wie er die dag welke rol heeft. Te vroeg regelen heeft weinig zin, want de mensen die een taak krijgen weten dan nog niet zeker of ze aanwezig zijn of wat hun dag precies inhoudt. Te laat regelen, op de ochtend zelf, betekent dat je het juist op het moment doet dat er geen ruimte meer is om rustig na te denken over wie waar staat en wie het beste bereikbaar is.
Een bruidspaar dat dit een paar dagen van tevoren vastlegt, kan de lijst nog rustig doornemen met de mensen die een rol krijgen. Zij weten dan zelf ook dat ze die middag hun telefoon binnen handbereik houden, in plaats van hem in een jaszak te laten zitten. Dat is een klein detail, maar het is precies het verschil tussen een leverancier die binnen een minuut iemand bereikt en een leverancier die drie keer moet proberen voordat er wordt opgenomen.
Het is niet nodig om voor elke leverancier een reservecontact aan te wijzen, en het is niet nodig om zelf bereikbaar te blijven voor leveranciers die toch al iemand anders als aanspreekpunt hebben. Wie dat wel doet, krijgt op de dag zelf toch weer telefoontjes binnen die eigenlijk voor een ander bedoeld waren, simpelweg omdat het oude nummer nog op een offerte staat. Zorg er daarom voor dat de leverancier ook echt het juiste nummer heeft, niet alleen dat jullie zelf weten wie waarnaar kijkt. Een kort bericht van tevoren, waarin je aangeeft dat op de dag zelf een ander nummer geldt, voorkomt dat oude gewoonte alsnog de overhand krijgt.