Bruidswarenhuis
Voordat je de trouwwebsite deelt, is het goed om precies te weten wat gasten daar zien en wat niet. Dat scheelt achteraf een telefoontje van een tante die denkt dat ze per ongeluk in jullie hele dossier zit.
De trouwwebsite is een eigen pagina, apart van het dossier waarin jullie de bruiloft plannen. Gasten die de link krijgen, komen op die pagina en kunnen daar zelf doorgeven of ze komen, niet komen, of het nog niet weten. Verder zien ze alleen wat jullie daar zelf op zetten. Ze loggen niet in op jullie dossier, ze zien geen budget, geen offertes, geen berichten met leveranciers en geen aantekeningen die jullie voor elkaar hebben achtergelaten. De trouwwebsite is dus een uitstalraam, niet een deur naar de rest van het systeem.
Stel dat jullie twaalf leveranciersblokken hebben staan, van de trouwlocatie tot de bruidstaart, en dat bij de helft daarvan al offertes in de kluis liggen. Niets daarvan is voor gasten te vinden via de trouwwebsite, ook niet per ongeluk. Wie op de link klikt die per mail of app is rondgestuurd, komt op de pagina voor gasten terecht en nergens anders.
De trouwwebsite is er voor iedereen die de link heeft, en die link geven jullie zelf door. Er is geen automatische koppeling die de trouwwebsite naar iedereen op de gastenlijst stuurt op het moment dat je een naam toevoegt. Dat betekent dat jullie bepalen wanneer wie de link krijgt, en dat je die volgorde ook kunt gebruiken. Sommige stellen sturen de link naar alle gasten in één keer, andere doen dat in twee rondes: eerst naar familie en getuigen, later naar de rest, bijvoorbeeld omdat de datum of locatie nog niet helemaal vast staat en ze liever niet dat iedereen daar al induikt voordat het zeker is.
Een voorbeeld: jullie hebben de trouwlocatie al vastgelegd, maar de ceremonie staat nog niet vast omdat de trouwambtenaar nog moet bevestigen. Je kunt er dan voor kiezen om de trouwwebsite pas te delen zodra dat rond is, zodat gasten niet twee keer een ander tijdstip te zien krijgen. Dat is geen instelling die het systeem afdwingt, het is gewoon een kwestie van de link nog even niet versturen.
Als een gast op de trouwwebsite doorgeeft dat hij komt, komt niet, of het nog niet weet, komt die melding terecht bij de status van die gast in jullie gastenlijst. Dat is het enige punt waarop de trouwwebsite en de rest van het dossier elkaar raken: de gast vult iets in op zijn eigen pagina, en bij jullie verandert de stand van uitgenodigd naar komt, of naar komt misschien. De gast zelf ziet niet wie er nog niet gereageerd heeft, wie er wel komt en wie niet. Hij ziet alleen zijn eigen keuze en wat jullie verder op de pagina hebben gezet.
Dat is meteen ook waarom je niet per gast een apart bericht hoeft te sturen om te vragen of ze komen. Een oom die aarzelt en op misschien klikt, staat dan gewoon met die status in de lijst, zonder dat jullie daar zelf iets voor hoeven te veranderen. Scheelt een appje heen en weer, en scheelt vooral dat je niet meer moet onthouden wie je nog moest bijwerken.
De trouwwebsite verzint niets bij en stuurt niets automatisch door naar andere onderdelen. Als je bijvoorbeeld het draaiboek voor de dag hebt ingevuld met tijden en locaties, verschijnt dat niet automatisch op de trouwwebsite. Wat daar staat, heb je zelf op die pagina gezet. Hetzelfde geldt voor het moodboard of voor aantekeningen in het trouwdagboek: die blijven in het dossier, tenzij je ze bewust overneemt naar de gastenpagina.
Dat is vooral relevant als je bedenkt dat niet iedereen evenveel mag zien. Een getuige die toegang heeft tot het onderdeel waar hij verantwoordelijk voor is, bijvoorbeeld de entertainment of de speech, ziet dat deel van het dossier. Een gast die alleen de trouwwebsite-link heeft gekregen, ziet dat niet, en ziet ook niet wat die getuige aan het voorbereiden is. Het zijn twee gescheiden vormen van toegang: de een is voor mensen die meehelpen met de organisatie, de ander is voor mensen die komen kijken.
Bij een kleine bruiloft met dertig gasten die allemaal familie of goede vrienden zijn, is er vaak weinig om je zorgen over te maken. De trouwwebsite bevat dan sowieso niet meer dan een datum, een locatie en de vraag of ze komen. Er is in dat geval geen reden om na te denken over wie wat mag zien, want er staat simpelweg niets gevoeligs op die pagina. De scheiding tussen de trouwwebsite en de rest van het dossier is vooral van belang zodra er meer mensen betrokken zijn: ouders die meebetalen en willen meekijken in het budget, een weddingplanner die toegang heeft tot de leveranciersblokken, getuigen die een eigen taak hebben. Dan is het prettig te weten dat die toegang los staat van wat een gewone gast op de trouwwebsite ziet.
Het voordeel is niet dat er een ingewikkeld systeem van rechten achter zit, het is juist dat er weinig te regelen is. Je maakt de trouwwebsite, je zet erop wat gasten moeten weten, en je deelt de link met wie je wilt, wanneer je wilt. Gasten zien niet meer dan die ene pagina, en wat zij daar invullen, landt vanzelf bij de juiste naam in de gastenlijst. Je hoeft dus niet apart te administreren wie je de link al hebt gestuurd los van wie er al gereageerd heeft: dat loopt via dezelfde lijst.
Waar je wel op moet letten, is dat de trouwwebsite niet vanzelf meegroeit met de rest van het dossier. Verandert de locatie, dan verandert dat niet automatisch mee op de gastenpagina; dat pas je zelf aan. Wie dat vergeet, loopt het risico dat gasten een adres zien dat niet meer klopt, terwijl het dossier intern al is bijgewerkt. Dat is dan ook het enige echte aandachtspunt bij het delen van de trouwwebsite: niet wie het kan zien, maar of wat er staat nog actueel is op het moment dat je de link verstuurt.