Bruidswarenhuis
De trouwwebsite is gemaakt voor gasten. Zij komen op die pagina om te lezen waar en wanneer het feest is, en om zelf door te geven of ze komen, komen misschien, of niet komen. Dat is de kern van dat onderdeel. De vraag die hier beantwoord wordt is een andere: kun je die pagina ook aan een leverancier laten zien, en heeft dat zin.
Het antwoord is dat je de trouwwebsite kunt laten zien aan wie je wilt, ook aan een leverancier, maar dat de pagina daar niet voor gebouwd is. Een cateraar heeft niets aan een pagina waarop staat dat tante Willemien komt maar nog niet weet of haar man ook meekomt. Een fotograaf heeft niets aan de lijst met wie er wel of niet aanwezig is. Wat een leverancier nodig heeft, is iets anders: een tijdstip, een adres, een aantal, een wens. Dat zijn dingen die je met een leverancier deelt via het draaiboek of via de post in het budget die voor hem is aangemaakt, niet via de pagina waar gasten hun aanwezigheid doorgeven.
Waar de trouwwebsite wel bij helpt, is het moment vlak voor je met een leverancier om de tafel gaat. Stel dat de cateraar wil weten hoeveel mensen er ongeveer komen, ruim voordat de definitieve aantallen vaststaan. Je kunt op dat moment niet zeggen dat het er honderd zijn, want de helft van de gasten heeft nog niet gereageerd op de trouwwebsite. Wat je wel kunt zeggen is dat er honderdtwintig zijn uitgenodigd, dat er nu zestig hebben bevestigd, en dat de rest nog moet reageren. Die stand komt rechtstreeks van de trouwwebsite, waar gasten hun eigen keuze doorgeven. Je hoeft daarvoor niemand na te bellen en geen lijst bij te werken; de standen die gasten zelf invullen, staan al klaar wanneer jij ze nodig hebt.
Dat is meteen waarom het geen zin heeft om de trouwwebsite zelf met de leverancier te delen. De leverancier heeft de tussenstand nodig, niet de pagina waarop die tussenstand ontstaat. Geef je een cateraar toegang tot de trouwwebsite, dan ziet hij een lijst met namen en statussen waar hij niets mee kan, en waar hij ook niet bij zou moeten kunnen. Een gast die aangeeft misschien te komen, doet dat aan het bruidspaar, niet aan de cateraar. Wat je een leverancier geeft is het getal dat daaruit volgt, op het moment dat hij dat getal nodig heeft.
Voorbeeld uit de praktijk: een bruidspaar dat honderdvijftig gasten had uitgenodigd, kreeg van de trouwlocatie de vraag om zes weken van tevoren een voorlopig aantal door te geven, en twee weken van tevoren het definitieve aantal. Op de trouwwebsite stonden op dat moment honderddertig bevestigingen, twaalf afmeldingen en acht die nog niet gereageerd hadden. Dat voorlopige aantal, honderddertig plus een marge voor de acht onbekenden, ging naar de locatie. Niet de trouwwebsite zelf, en niet de namenlijst. Twee weken later, toen alle acht hadden gereageerd, ging het definitieve aantal naar dezelfde locatie. De trouwwebsite deed het werk van het verzamelen; het bruidspaar deed het werk van het doorgeven.
Er is één plek waar het wel zin heeft om iemand anders dan jullie tweeën toegang te geven tot een deel van het dossier, en dat is wanneer je iemand aanwijst om over een bepaald onderdeel te gaan. Een getuige die de tafelschikking regelt, of een ouder die met de gastenlijst helpt, kan toegang krijgen tot precies dat deel waar hij of zij over gaat. Dat is iets anders dan een trouwwebsite delen met een leverancier: het gaat om iemand binnen de bruiloft, met een taak binnen het dossier, niet om een buitenstaander die informatie nodig heeft om te kunnen leveren.
Wat er misgaat als je dit omdraait, merk je meestal pas als het te laat is om het makkelijk te herstellen. Geef je een leverancier een link naar de trouwwebsite in de hoop dat hij zelf de aantallen bijhoudt, dan houdt niemand die aantallen actief bij. De leverancier kijkt er misschien één keer naar, ziet een stand die drie weken later alweer anders is, en werkt met een getal dat niet meer klopt. Jullie denken dat het geregeld is omdat de leverancier toegang heeft, maar toegang is geen afspraak. Een leverancier die een aantal nodig heeft op een vaste datum, moet dat aantal op die datum krijgen, gericht, met een getal erbij. Dat is iets wat je doet, niet iets wat een pagina voor je doet.
Omgekeerd is er ook geen noodzaak om terughoudend te zijn met de trouwwebsite zelf. Familie mag hem zien, gasten moeten hem zien, en er is niets op tegen om ook een leverancier de pagina te laten bekijken als hij daar zelf om vraagt, bijvoorbeeld om een idee te krijgen van de sfeer van het feest. Dat is dan een kijkje, geen samenwerking. Het verschil zit in wat je ervan verwacht: een leverancier die de trouwwebsite bekijkt, ziet dezelfde pagina als een gast. Wat hij niet krijgt, en ook niet moet krijgen, is een manier om daar zelf iets in te veranderen of iets uit af te leiden dat voor gasten bedoeld is.
De volgorde die hieruit volgt is eenvoudig. Eerst laat je gasten via de trouwwebsite zelf hun aanwezigheid doorgeven. Dan gebruik jij die standen om, op de momenten dat een leverancier daar om vraagt, een aantal door te geven. De trouwwebsite blijft daarbij een instrument tussen jullie en de gasten; de communicatie met de leverancier loopt via de post die voor hem in het budget staat of via het draaiboek, met de cijfers die uit de trouwwebsite komen maar niet de pagina zelf. Wie dat omdraait en de trouwwebsite als rapportagemiddel richting leveranciers gaat gebruiken, maakt het zichzelf onnodig lastig: er ontstaat een pagina die twee doelen moet dienen, en meestal doet ze dan geen van beide goed.