Bruidswarenhuis
Een blok op de startpagina is meer dan een vakje dat je hebt aangevinkt. Het is de plek waar een leverancier, een tijdstip en een taak samenkomen, en dat is precies waarom het op de dag zelf weer terugkomt. De fotograaf die je bij het blok fotografie hebt gezet, staat niet alleen in je dossier, maar levert ook de naam en het tijdstip die in het draaiboek horen te staan op het moment dat de fotograaf verwacht wordt. Je maakt die keuze dus één keer, en gebruikt hem twee keer.
Hoe dat er in de praktijk uitziet, is eenvoudig te volgen. Stel, jullie hebben bij het blok trouwlocatie de zaal ingevuld waar het diner plaatsvindt, met het adres en het telefoonnummer van de eigenaar. Op de dag van de bruiloft heb je geen zin om in je telefoon te gaan zoeken naar dat nummer omdat de catering een uur te laat lijkt te zijn. Dat nummer staat al klaar, in het draaiboek, naast het uur waarop het diner gepland stond. Je hoeft niets over te typen, niets te onthouden, en niemand hoeft te vragen wie er nu precies moet worden gebeld.
Hetzelfde geldt voor een blok dat je zelf hebt toegevoegd. Niet elke bruiloft past in de vaste lijst van gemeente, locatie, kleding, fotograaf en de andere standaardblokken. Wie bijvoorbeeld een ceremoniemeester inhuurt die niet dezelfde persoon is als de trouwambtenaar, zet daar zelf een blok bij met de knop blok toevoegen. Die keuze werkt op precies dezelfde manier door naar het draaiboek als een blok dat er al stond. Het systeem maakt geen onderscheid tussen een blok uit de vaste lijst en een blok dat je zelf hebt aangemaakt onder anders. Beide worden een naam, een tijd en een contactpersoon op de dag zelf.
Wat dit je bespaart, is niet een vage geruststelling, maar iets heel concreets: je voert gegevens maar op één plek in. Zonder die koppeling zou je de naam van je band, het telefoonnummer van je bruidstaartbakker en het adres van de trouwauto opnieuw moeten opzoeken op het moment dat je een draaiboek gaat samenstellen, terwijl die informatie al maanden eerder is ingevoerd bij het maken van de keuze zelf. Die dubbele invoer is waar fouten ontstaan: een verkeerd getypt telefoonnummer, een naam die niet meer overeenkomt omdat je van leverancier bent gewisseld zonder het draaiboek bij te werken.
Sommige bruiloften hebben twee fotografen nodig, of twee locaties omdat de ceremonie en het feest niet op dezelfde plek zijn. Daarvoor zet je een tweede blok bij, los van het eerste. Dat is geen omweg of noodoplossing, het is hoe het systeem bedoeld is te werken: elk blok is een eigen post met een eigen leverancier en een eigen plek op de dag. Wie twee locaties heeft, ziet dus ook twee momenten in het draaiboek waarop een locatie relevant is, elk met de juiste naam en het juiste adres erbij. Je hoeft niet te onthouden welke locatie bij welk moment hoort, want dat volgt automatisch uit welk blok je aan welk moment hebt gekoppeld.
Niet elk blok hoort in het draaiboek van de trouwdag. De gemeente waar je bent getrouwd, of de weddingplanner met wie je maanden hebt gemaild over de planning, spelen op de dag zelf vaak geen rol die om een tijdstip vraagt. Dat is geen gebrek van het systeem, maar een logisch gevolg van wat een draaiboek is: een overzicht van wat er op die specifieke dag, uur na uur, gebeurt. Een blok dat geen moment op die dag heeft, hoeft daar ook niet in te staan. Je merkt dat vooral bij de administratieve keuzes, zoals de trouwambtenaar die het papierwerk heeft voorbereid maar niet zelf de ceremonie leidt, of de gemeente waar de akte is getekend voordat de bruiloft zelf begon.
Een voorbeeld waarin dit misgaat, is wanneer je zelf via een los Word-document had bijgehouden wie wanneer moest komen, los van de keuzes die je in het dossier had gemaakt. Dan loop je het risico dat je op de ochtend van de bruiloft merkt dat het nummer van de cateraar in dat document verouderd is, omdat je een paar weken eerder van cateraar bent gewisseld en dat alleen in het blok catering hebt aangepast, niet in je eigen lijstje. Door de keuze en het draaiboek aan elkaar te laten, voorkom je dat er twee versies van de waarheid naast elkaar bestaan.
Bij veel van de blokken op de startpagina hoort een gids met leveranciers die al eerder met bruiloften hebben gewerkt. Wie zo'n leverancier kiest uit die gids, hoeft naam en telefoonnummer niet zelf over te typen, want die staan er al. Dat is vooral van belang op het moment dat je het draaiboek samenstelt, want dan pluk je die gegevens simpelweg uit het blok waar ze al stonden, in plaats van in oude offertes of e-mails te moeten zoeken naar het juiste nummer. Wie een eigen leverancier heeft, buiten de gids om, voegt die handmatig toe aan het blok, en die gegevens werken vervolgens op dezelfde manier door.
De volgorde is dus: eerst een blok maken of aanpassen op de startpagina, met de juiste leverancier erbij, en pas daarna het moment in het draaiboek waarop die leverancier nodig is. Wie het omdraait, en eerst een tijdstip in het draaiboek zet zonder dat er een blok met een leverancier aan hangt, mist de naam en het nummer die je juist nodig hebt op het moment dat er iets misgaat. Het is dezelfde logica als bij het budget, waar een gemaakte keuze vanzelf een post wordt: de keuze is het startpunt, en alles wat daarna komt, leunt daarop.
Dit betekent niet dat je alles in één keer moet vastleggen voordat je aan een draaiboek begint. Je kunt een blok aanmaken zonder leverancier, en die later aanvullen zodra je een keuze hebt gemaakt. Het draaiboek werkt dan met wat er op dat moment al bekend is, en vult zich verder aan naarmate de blokken op de startpagina completer worden. Zo hoef je niet te wachten tot alles rond is voordat je een eerste versie van de dagindeling neerzet.