Bruidswarenhuis
Wie voor het eerst met de kluis werkt, heeft na een paar dagen ongeveer dezelfde vragen. Niet omdat het ingewikkeld is, maar omdat het een andere manier van werken is dan een mailbox met bijlagen. Hier zijn de vijf vragen die wij het meest gesteld krijgen, met een antwoord dat verder gaat dan ja of nee.
Nee. De kluis vervangt geen mailgeschiedenis, die blijft gewoon bestaan. Wat de kluis doet is de stukken die ertoe doen op één plek zetten: de offerte die je hebt geaccepteerd, het contract dat je hebt ondertekend, het bewijs dat je hebt betaald. Een bruidspaar dat met vijf leveranciers in gesprek is, heeft na een paar weken vijf mailwisselingen met elk tien tot twintig berichten. Daar tussenin zoeken naar het bedrag dat de fotograaf noemde in zijn derde mail is precies het soort zoekwerk dat de kluis overbodig maakt. Je uploadt alleen wat je nodig hebt als het erop aankomt: de offerte zelf, niet het onderhandelgesprek daarover.
Dan scan of fotografeer je dat papier en zet je het digitale bestand in de kluis. Sommige kleinere leveranciers, vooral bij bruidstaart of entertainment, sturen nog een offerte op papier of laten je een contract ter plekke ondertekenen. Dat papier blijft het originele document, maar de foto ervan in de kluis zorgt ervoor dat je het kunt terugvinden zonder in een map te moeten zoeken die ergens in een la ligt. Bij twijfel over wat er precies is afgesproken, is een foto van een handtekening op papier net zo bruikbaar als een pdf.
De kluis is onderdeel van het dossier, en een dossier is voor twee accounts tegelijk. Wat de een uploadt, ziet de ander direct, zonder dat het doorgestuurd moet worden. Dat is meteen waar het verschil met een mailbox het duidelijkst wordt. Als de een de offerte van de trouwlocatie in zijn mail heeft staan en de ander niet, moet er eerst iemand die mail doorsturen voordat een gesprek over die offerte kan beginnen. Staat die offerte in de kluis, dan is er niets door te sturen, hij staat er gewoon voor jullie beiden. Heb je ouders, getuigen of helpers toegang gegeven tot een deel van het dossier, dan zien zij alleen de stukken die bij dat deel horen, niet de rest van de kluis.
De kluis is niet ingedeeld in mappen die je zelf moet aanmaken en onderhouden. Een document dat je toevoegt, hoort bij het blok waarvoor het bedoeld is, dus de offerte van de fotograaf staat bij het blok fotograaf en het contract van de trouwlocatie staat bij het blok trouwlocatie. Dat is meteen het antwoord op de vraag die erop volgt: je hoeft geen systeem te verzinnen voor jezelf, de indeling volgt de keuzes die je al hebt gemaakt op de startpagina van het dossier. Wie tien leveranciers heeft, heeft dus niet tien manieren om iets terug te vinden, maar één en dezelfde manier, tien keer toegepast.
Wat gebeurt er als een leverancier achteraf een ander bedrag noemt dan we hadden afgesproken
Dit is de vraag waar de kluis het duidelijkst zijn waarde laat zien, en ook de vraag die het meest naar voren komt als het al is misgegaan. Een bruidspaar had met de cateraar een bedrag per persoon afgesproken voor vijftig gasten. Drie maanden later, toen de gastenlijst was aangescherpt naar zestig gasten, noemde de cateraar telefonisch een hoger bedrag per persoon dan in de oorspronkelijke offerte stond. Zonder die offerte ergens bewaard, was het woord van de cateraar tegen het geheugen van het bruidspaar. Met de offerte in de kluis was het een kwestie van het document erbij pakken en het bedrag aanwijzen. Dat is niet iets waar je op hoeft te rekenen, maar het is wel de reden dat een offerte pas echt iets waard is als je hem kunt terugvinden op het moment dat het nodig is, en niet alleen op het moment dat je hem ontving.
De reden dat wij de kluis een eigen plek in het dossier hebben gegeven, en niet gewoon verwijzen naar je mailprogramma, zit in het moment waarop je een document nodig hebt. Dat moment is bijna nooit vlak na ontvangst. Het is drie maanden later, als je met het budget aan het rekenen bent en wilt weten of de aanbetaling voor de trouwauto al is voldaan. Het is een week voor de bruiloft, als de trouwambtenaar vraagt om de bevestiging die je maanden geleden per mail kreeg. Het is na de bruiloft, als je nog een keer wilt nakijken wat er precies met de weddingplanner is afgesproken over de eindfactuur. Op elk van die momenten helpt het niet dat het document ooit is verstuurd. Het helpt dat het te vinden is zonder te moeten graven.
Een mailbox is gemaakt om berichten te ordenen op de datum waarop ze zijn binnengekomen. Een kluis in dit dossier is gemaakt om documenten te ordenen op waar ze bij horen. Dat verschil lijkt klein totdat je zestien blokken hebt, elk met een eigen leverancier, en je op een avond een uur kwijt bent aan het terugzoeken van een contract dat je zeker weet dat je hebt ontvangen maar niet meer kunt vinden. De kluis bespaart dat uur niet één keer, maar elke keer dat je iets moet checken, en dat is bij een bruiloft van een jaar aan voorbereiding vaker dan je denkt bij de eerste upload.