Bruidswarenhuis
Het draaiboek is het overzicht van de trouwdag, uur voor uur, met daarbij wie er op dat moment aan zet is. De fotograaf die om half twee wordt verwacht, de ceremonie die om drie uur begint, de getuige die om vijf uur het woord neemt. Die volgorde staat vast in het dossier, maar dat betekent niet dat iedereen die er iets over moet weten, ook alles ziet. Wie het draaiboek kan zien, bepalen jullie zelf, en dat is een andere vraag dan wie er in het dossier zit.
Standaard is het draaiboek onderdeel van jullie dossier en dus zichtbaar voor de twee accounts die op de bruiloft staan. Jullie zien het geheel: elk tijdblok, elke leverancier die daarbij hoort, elke aantekening die je hebt toegevoegd. Dat is het uitgangspunt, en voor de meeste stellen blijft dat ook zo. Er is geen reden om iemand anders toegang te geven als niemand anders iets hoeft uit te voeren.
Zodra iemand een taak heeft op de dag zelf, verandert dat. Een moeder die de bloemen ophaalt, een getuige die de speech aankondigt, een broer die de muziek regelt bij de ceremonie: die mensen hebben iets aan het tijdschema, maar niet aan het hele dossier. Daarom kun je in het systeem aan iemand toegang geven tot precies het deel waar hij of zij over gaat. Een getuige die om vier uur moet spreken, ziet dat blok en de tijden eromheen, niet de post in het budget waarin staat wat de ceremonie kost of wat er nog aan de fotograaf betaald moet worden.
Dat onderscheid is niet alleen praktisch, het voorkomt ook een gesprek dat je liever niet hoeft te voeren. Een schoonmoeder die toegang zou hebben tot het volledige dossier, ziet dan ook de aanbetalingen, de openstaande bedragen, de post waarin staat wat de jurk heeft gekost. Dat is meestal niet de bedoeling. Door haar toegang te beperken tot het onderdeel waarover ze zelf iets doet, bijvoorbeeld het onthaal na de ceremonie, blijft de rest van het dossier bij jullie.
De fotograaf, de cateraar of de trouwambtenaar staan in het draaiboek op het moment dat hun aanwezigheid nodig is. Dat betekent niet dat zij zelf inloggen op het dossier. Het systeem is voor jullie bedoeld, niet voor de leveranciers; wat zij moeten weten, geef je zelf aan hen door, op de manier die daarvoor gebruikelijk is. Het draaiboek is dus geen gedeeld werkdocument waarin iedereen meekijkt en meeschrijft, het is de plek waar bij jullie helder staat wanneer wie aan zet is, zodat je dat zelf kunt doorgeven aan wie het nodig heeft.
Dat verschil is belangrijk om te begrijpen voordat je iemand toegang geeft. Een helper die toegang krijgt tot het draaiboek, kan de tijden zien en de aantekeningen die daarbij staan, maar past niets aan wat niet voor hem of haar bedoeld is, tenzij je dat blok specifiek voor die persoon openzet. Zo blijft er één versie van het schema, in plaats van meerdere exemplaren die naast elkaar bestaan en die na een wijziging niet meer overeenkomen.
Stel, de ceremonie is om drie uur, de receptie begint om vier uur en het diner om half zeven. In het draaiboek staat dat de trouwambtenaar er om half drie moet zijn, dat de getuigen om kwart voor drie klaarstaan, en dat de band voor het diner al is opgebouwd. Jullie zien dat hele schema. De getuigen krijgen alleen toegang tot het blok rond de ceremonie, met de tijden die voor hen gelden. De cateraar hoeft niet in het systeem te kijken; die tijd geef je gewoon door, zoals je dat ook via een telefoontje of e-mail zou doen.
Als er die dag iets verschuift, de ceremonie start bijvoorbeeld een kwartier later omdat het vervoer vertraging heeft, dan pas je dat in het draaiboek aan. Iedereen die aan dat onderdeel gekoppeld is en toegang heeft, ziet de nieuwe tijd. Er is dan geen aparte app-groep nodig waarin je iedereen apart moet berichten; het schema dat zij zien, is bijgewerkt op het moment dat jullie het aanpassen.
Zonder dit onderscheid zou je voor elke wijziging in het schema iedereen persoonlijk moeten informeren, of je zou het hele dossier moeten delen en dus ook zaken laten zien die niet voor iedereen bedoeld zijn. Beide kosten tijd die er op een trouwdag, en in de weken ervoor, meestal niet is. Door per blok te bepalen wie meekijkt, hoef je dat gesprek niet steeds opnieuw te voeren, en blijft wat privé is, ook privé.
Het is niet nodig om dit voor iedereen die op de gastenlijst staat te regelen. Een gast die om vier uur bij de receptie wordt verwacht, heeft geen toegang tot het draaiboek nodig; die tijd staat op de trouwwebsite, waar hij of zij toch al kijkt om door te geven of hij komt. Toegang tot het draaiboek is bedoeld voor mensen met een taak op de dag zelf, niet voor iedereen die aanwezig is. Wie dat verschil niet maakt, geeft sneller toegang dan nodig is, en moet achteraf uitleggen waarom een tante ineens ziet wat het diner per persoon heeft gekost.