Bruidswarenhuis
Bij twintig gasten denk je sneller dat een draaiboek overbodig is. Er is geen ceremoniemeester nodig om een zaal vol mensen op tijd te laten gaan zitten, er is geen dj die op de minuut moet weten wanneer het eerste dansje komt, en er is vaak maar één locatie waar alles gebeurt. Dat klopt, en het is meteen ook de reden waarom het draaiboek er anders uitziet dan bij een bruiloft met honderdvijftig gasten. Korter, maar niet weg.
Bij een kleine bruiloft kun je een aantal blokken die bij een grote bruiloft vaste onderdelen zijn, gewoon laten vervallen. Een apart blok voor het ontvangen van gasten met jassen en garderobe heeft geen zin als er vijftien mensen komen die je allemaal bij naam kent. Een blok voor het aankondigen van het bruidspaar bij binnenkomst kun je overslaan als iedereen toch al weet wie er binnenkomt en er geen dj is die het moet aankondigen. Ook een uitgebreid blok rond de fotograaf, met momenten voor groepsfoto's per familietak, is vaak niet nodig: bij twaalf gasten sta je zo met iedereen op de foto, dat vraagt geen planning van kwartier tot kwartier. Wie dat er toch instopt, maakt het draaiboek onnodig lang en gaat het zelf niet meer gebruiken, en dan heeft het geen zin.
Wat niet vervalt, is de volgorde van wie wanneer aan zet is. Ook bij twaalf gasten moet de trouwambtenaar op een vast moment aanwezig zijn, moet de catering weten wanneer de borden op tafel gaan, en moet er iemand zijn die het sein geeft voor de toespraken. Bij een kleine bruiloft is er vaak geen weddingplanner die dat op de dag zelf regelt, en zijn het jullie zelf, of een getuige, die op het juiste moment iets in gang zet. Dat is precies waarom het uur-tot-uur schema hier harder werkt dan bij een grote bruiloft met een planner die alles bewaakt: er is niemand anders die het overneemt als het misgaat.
Een voorbeeld uit de praktijk. Een bruidspaar met veertien gasten had geen ceremoniemeester en geen planner, alleen een getuige die ook zelf gast was. Zonder draaiboek moest die getuige op de dag zelf inschatten wanneer de ambtenaar gebeld moest worden om te vertrekken, wanneer de catering het voorgerecht mocht opdienen en wanneer er ruimte was voor de speech van de vader van de bruid. Met veertien gasten lijkt dat behapbaar, maar de getuige was ook aan het genieten, aan het praten, aan het meevieren, en miste daardoor het moment waarop de ambtenaar eigenlijk al onderweg had moeten zijn. Het resultaat: een kwartier wachten in de tuin terwijl niemand goed wist of dat kwam door de ambtenaar of door iets anders. Een draaiboek met vier of vijf blokken, elk met een tijd en een naam erbij, had dat voorkomen. Niet omdat het ingewikkeld moest zijn, maar omdat er dan iemand op papier stond die het wist, in plaats van dat het bij iedereen een beetje lag.
Bij een kleine bruiloft zijn er vaak maar twee of drie mensen die iets op een vast moment moeten doen: de trouwambtenaar, de catering en misschien een getuige die de microfoon oppakt. Dat is precies wat je in het draaiboek vastlegt, per blok van de dag: niet alleen het tijdstip, maar ook wie er op dat moment de volgende stap zet. Bij twaalf gasten is dat een half A4 in plaats van een schema van drie pagina's, maar het principe is hetzelfde. Zonder die namen erbij wordt een tijdstip een wens in plaats van een afspraak. Een tijdstip van "17:00 toespraken" zegt niemand wanneer die moet beginnen; "17:00 toespraken, getuige geeft teken aan cateraar om koffie te brengen" wel.
Het is een misvatting dat een kleine bruiloft altijd een klein draaiboek betekent. Bij twintig gasten verspreid over twee locaties, bijvoorbeeld een ceremonie op het gemeentehuis en een feest thuis, is er meer af te stemmen dan bij honderd gasten op één locatie. Dan moet iemand weten hoe laat de eerste groep vertrekt, wie er achterblijft om de tweede locatie klaar te zetten, en op welk moment de fotograaf van de ene naar de andere plek gaat. In dat geval is het aantal gasten laag, maar het aantal losse onderdelen dat op elkaar moet aansluiten net zo hoog als bij een grotere bruiloft. Het draaiboek richt zich dan niet naar het aantal gasten, maar naar het aantal plekken en het aantal mensen dat iets moet doen.
Het draaiboek in het dossier bestaat uit blokken voor de dag zelf, elk met een tijd. Bij een kleine bruiloft gebruik je dat om precies dat verschil te maken: niet alle standaardonderdelen invullen omdat ze er nu eenmaal staan, maar alleen de blokken waarin echt iets gebeurt waarbij iemand een volgende stap moet zetten. Dat bespaart je het uitzoeken op de dag zelf wie er nu eigenlijk moest bellen, en het bespaart de getuige of het familielid dat op de dag helpt, de vraag die anders steeds weer bij hen terechtkomt: wat moet er nu gebeuren. Bij een kleine bruiloft is er niemand die dat overneemt als jullie het zelf niet hebben vastgelegd, en dat is het enige wat dit draaiboek anders maakt dan bij een grote bruiloft: niet de lengte, maar wie er zonder dat schema met de vraag blijft zitten.