Goedkoop trouwen in het kort: waar het geld heen gaat

Wie op een krap budget trouwt, kijkt meestal naar de verkeerde post. De jurk of het pak krijgt de aandacht omdat daar het eerste bedrag boven de duizend euro staat, maar de post die een budget echt laat doorslaan is catering. Bij dertig gasten met een driegangendiner en drank betaal je per persoon vaak meer dan de jurk kostte. Bij tachtig gasten verdubbelt die post niet, die verdriedubbelt. Wie goedkoop wil trouwen, moet dus eerst naar het aantal gasten kijken, niet naar de leverancier.

Dat is meteen de eerste volgorde die telt. Niet: eerst de locatie boeken en dan zien wie er past. Wel: eerst een gastenlijst maken, ook al is die nog voorlopig, en dan pas offertes aanvragen. Een cateraar rekent per persoon, een locatie rekent vaak per dagdeel ongeacht het aantal, en die twee bedragen lopen niet gelijk op. Boek je eerst de locatie op gevoel, dan zit je later vast aan een capaciteit die je gastenlijst niet nodig heeft, of die net te klein is voor de mensen die je toch wilt uitnodigen. In het dossier zet je daarom het blok gastenlijst niet als sluitstuk maar als een van de eerste stappen, ruim voor je de blokken locatie en catering invult.

Wat kun je schrappen zonder dat iemand het merkt

Drie posten vallen weg te laten zonder dat de dag er anders uitziet voor de gasten. De eerste is de trouwauto. Een auto die jullie een halfuur vervoert kost een middagtarief; een lift van een familielid of vriend met een net gewassen auto kost niets en niemand aan de receptie vraagt hoe jullie zijn aangekomen. De tweede is de bruidstaart als apart besteld kunstwerk. Een taart bij de banketbakker om de hoek, of een taart gebakken door iemand uit de familie, doet dezelfde dienst als het aansnijmoment eenmaal is gefotografeerd; niemand proeft het verschil tussen een taart van driehonderd euro en een van vijftig. De derde is entertainment als apart geboekt onderdeel naast muziek. Een dj die ook de avond presenteert scheelt een volledige factuur vergeleken met een dj plus een los geboekte act; bij een krap budget is dat vaak het eerste blok dat je samenvoegt in plaats van naast elkaar laat staan.

Waar je niet op moet besparen, is de post die je niet meer kunt herstellen als hij misgaat. De fotograaf is daarvan het duidelijkste voorbeeld: een goedkope fotograaf die op de dag zelf tegenvalt, is achteraf niet te repareren, terwijl een goedkope taart die tegenvalt gewoon opnieuw besteld kan worden voor de volgende verjaardag. Bij een krap budget verschuif je het geld dus liever van de auto, de taart en losse entertainment naar de fotograaf, in plaats van overal een klein beetje te bezuinigen.

Wat in het dossier voor je werkt bij een klein budget

Omdat elke keuze die je vastlegt automatisch een post in het budget wordt, met leverancier, categorie en bedrag, zie je bij een krap budget snel welke blokken samen de grootste hap nemen. Dat is waar bij deze bruiloft de winst zit: niet in het onderhandelen met elke leverancier apart, maar in het vroeg zien welke drie of vier posten samen negentig procent van het geld opeisen. Bij de meeste kleine bruiloften zijn dat locatie, catering, fotograaf en kleding; de rest is bijzaak op de rekening, hoe belangrijk hij ook voelt tijdens het plannen.

De aanbetaling is de tweede plek waar een krap budget vastloopt als je er niet op let. Een cateraar of locatie vraagt vaak een aanbetaling van een derde tot de helft, maanden voordat de rest verschuldigd is. Wie alleen het totaalbedrag in het hoofd heeft en niet de aanbetaling apart, komt op een verkeerd moment geld tekort, terwijl het totaal voor de bruiloft wel klopt. Omdat je in het dossier de aanbetaling en de restbetaling apart invult, met elk hun eigen datum, zie je die twee bedragen los van elkaar aankomen in plaats van als één groot bedrag dat op de trouwdag zelf moet kloppen.

Wie voor de gidsen bij een blok kiest, ziet bij elke leverancier alleen de contactgegevens en niet automatisch een prijsindicatie; die vraag je zelf op, en bij een krap budget is dat ook precies wat nodig is, want het bedrag verschilt te veel per regio en per seizoen om er hier een getal aan te hangen. Wat wel helpt: bij een cateraar of locatie eerst vragen naar het bedrag per persoon inclusief drank, in plaats van een pakketprijs die drank er apart bij optelt. Dat scheelt bij een gastenlijst van zestig personen al snel een paar honderd euro die anders pas bij de eindfactuur zichtbaar wordt.

De volgorde die bij dit soort bruiloft werkt, is dus: eerst de gastenlijst, ook al is die voorlopig; dan de twee of drie grote posten, locatie, catering en fotograaf, met de aanbetaling apart in het budget gezet; dan pas de kleinere blokken zoals kleding, ringen en trouwkaarten, waar de bedragen kleiner zijn en de keuze minder invloed heeft op het totaal. De blokken die je kunt samenvoegen of overslaan, doe je op het moment dat je merkt dat ze in het budget als apart bedrag verschijnen zonder dat ze apart iets toevoegen aan de dag zelf.

Bij een klein budget is het niet nodig om voor elk blok een aparte leverancier te zoeken via de gids. Een auto van een familielid, een taart van de bakker om de hoek of een dj die ook de presentatie doet, mag je zelf toevoegen via de optie anders, zonder dat daar een offerte of contract in de kluis bij hoort. Die kluis is bedoeld voor de afspraken die geld en gevolgen hebben als ze misgaan, niet voor elke regeling die jullie onderling met familie treffen.