Bruidswarenhuis
De keuze voor een trouwambtenaar valt eigenlijk uiteen in een eerdere keuze: laat je de gemeente iemand aanwijzen, of draag je zelf iemand voor als buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand. Wie dat verschil niet kent, kiest vaak per ongeluk de duurdere of de langzamere route, terwijl de andere route beter had gepast bij wat jullie willen.
De gemeente aanwijzen is de gangbare weg. Jullie geven bij de aanvraag van het huwelijk aan dat je geen voorkeur hebt, of dat je wel een voorkeur hebt voor een van de ambtenaren die aan die gemeente verbonden zijn. De gemeente plant iemand in, meestal iemand die de taal en de toon van een gewone plechtigheid goed kent, en de kosten lopen mee in de trouwleges. Dat is de route voor een paar dat de ceremonie belangrijk vindt, maar niet per se een bepaald persoon nodig heeft om die betekenis te geven.
De andere route is een eigen buitengewoon ambtenaar, vaak afgekort tot BABS. Dat is iemand die je zelf kiest, soms een bevriende ambtenaar uit een andere gemeente, soms een ceremoniespreker die zich apart heeft laten beëdigen voor deze ene gelegenheid. Dat kan omdat een goede vriend of familielid dat statuut aanvraagt, of omdat jullie een professional inhuren die dat al vaker heeft gedaan en dus al beëdigd is voor meerdere gemeenten. Het voordeel is dat je precies weet wie er voor je staat en hoe die persoon spreekt. Het kost bijna altijd meer, en het kost tijd: een eigen BABS moet worden aangevraagd bij de gemeente waar je trouwt, en die aanvraag moet eerder de deur uit dan de gewone huwelijksaanvraag. Wie dit laat liggen tot een paar weken voor de bruiloft, loopt het risico dat de gekozen persoon niet meer op tijd beëdigd kan worden, en dan sta je toch weer bij de standaardtoewijzing van de gemeente.
De volgorde is dus: eerst bepalen of er een persoon is die je per naam wilt, dan pas uitzoeken of die persoon al BABS is of dat moet worden, en dan de aanvraag zo vroeg mogelijk indienen. Wie andersom werkt, eerst de datum en locatie vastzetten en pas op het laatst denkt aan wie er trouwt, mist vaak de deadline voor een eigen ambtenaar en moet improviseren.
Een ander punt waar mensen vaak over struikelen is dat het niet altijd nodig is om iemand zelf te zoeken. Als de ceremonie kort en praktisch mag zijn, zonder speciale persoonlijke toespraak, doet een door de gemeente toegewezen ambtenaar precies wat er nodig is. Het heeft geen zin om weken te besteden aan het uitzoeken van een eigen BABS als de wens eigenlijk alleen is dat het huwelijk rechtsgeldig en soepel verloopt. Die tijd kun je dan besteden aan andere onderdelen van de dag die meer op maat moeten zijn, zoals de locatie of het diner.
Op de startpagina van jullie dossier staat de trouwambtenaar als los blok, naast de andere onderdelen van de bruiloft. Daar leggen jullie vast welke van de twee routes je volgt en, als het een eigen BABS is, wie dat wordt en via welke gemeente die persoon beëdigd is. Hebben jullie toch twee ceremonies nodig, bijvoorbeeld een Nederlandse plechtigheid en een religieuze bevestiging met een andere persoon, dan zet je er gewoon een tweede blok bij.
Zodra die keuze in het blok staat, wordt daar automatisch een post van gemaakt in het budget. Bij de gemeenteroute is dat meestal een enkel bedrag dat met de trouwleges meeloopt. Bij een eigen BABS splitst het systeem dat, net als bij andere leveranciers, in een aanbetaling en een restbetaling, met allebei een eigen datum. Dat is meteen zichtbaar als je bijvoorbeeld een ceremoniespreker inhuurt die eerst een aanbetaling vraagt bij het vastleggen van de datum en de rest na de bruiloft, of juist vooraf helemaal wil worden betaald.
De trouwambtenaar komt ook terug in het draaiboek van de dag zelf. Daar zet je op welk moment de ceremonie begint, hoe laat de ambtenaar aanwezig moet zijn, en of er nog een kort gesprek vooraf is. Dat is vooral van belang wanneer de gekozen persoon niet standaard bij die locatie werkt en dus vooraf moet weten waar hij of zij moet zijn en hoe laat.
Als jullie zelf al iemand kennen die geen BABS-status heeft en die niet aanvraagt, is er nog een derde weg die niet officieel is: een symbolische ceremonie door een dierbare, los van de wettelijke voltrekking, die dan apart bij de gemeente gebeurt. Dat noemen wij hier niet als aparte optie, want het valt in het systeem gewoon onder een eigen blok dat je zelf toevoegt, met de omschrijving die bij die situatie past.
Het verschil tussen de gemeente en een eigen ambtenaar draait dus vooral om twee dingen: hoeveel tijd je hebt om de aanvraag op tijd te regelen, en hoeveel het jullie waard is om precies te weten wie er voorin staat. Wie er vroeg bij is, heeft beide routes open. Wie laat begint, kiest vaak vanzelf voor de gemeente, simpelweg omdat de andere weg dan niet meer op tijd rond te krijgen is.